Vanhojen järjestelmien piilokustannus: päätösten laatu

Vanhan tietojärjestelmän säilyttämiselle on tuttu perustelu. Se toimii. Tiimi osaa käyttää sitä. Korvaaminen tuo kustannuksia, häiriöitä ja riskejä, eikä mikään niistä tunnu erityisen kiireelliseltä. Monessa yritysjohdossa vallitsee ”ehjää ei kannata korjata” -ajattelu silloinkin, kun organisaation sisäiset rattaat alkavat hangata ja jumittua.

Niinpä järjestelmä jää käyttöön. Vuosineljänneksestä ja vuodesta toiseen. Ajattelu oli joskus järkevää. Innovaation kiihtyessä kymmenkertaiseksi se ei kuitenkaan enää ole sitä. Nykymarkkinoiden nopeus on muuttanut entiset luotettavat työjuhdat jarruiksi.

Aiemmin vakaudeksi koettu asia on muuttunut rakenteelliseksi rajoitteeksi ja rasitteeksi. Insinöörityössä, jossa päätöksillä on todellisia toiminnallisia, taloudellisia ja sääntelyyn liittyviä seurauksia, rajoite ei enää ole teoreettinen. Se on mitattavissa. Tämä näkyy teknisenä painovoimana: vanhan koodin paino vetää jokaista uutta hanketta kohti epäonnistumista.

Useimmat organisaatiot tarkastelevat vanhoja järjestelmiä yhä kustannusongelmana. Ylläpito, lisenssit, infrastruktuuri ja tuki ovat kalliita. Nämä kustannukset ovat todellisia, mutta eivät tärkeimpiä. Todellinen hinta näkyy päätösten laadussa.

Näkyvät kustannukset ja se, jolla on todella merkitystä

Vanhojen järjestelmien taloudellinen taakka tunnetaan hyvin. Gartnerin mukaan organisaatiot käyttävät jopa 40 prosenttia IT-budjetistaan teknisen velan hallintaan. Se ei ole investointi vaan jatkuva yleiskustannus. Maailmantaloudessa tämä merkitsee vuosittain miljardien arvosta menetettyjä mahdollisuuksia.

Merkittävämpi vaikutus näkyy kuitenkin huonommin.

Kun tieto on siiloissa, vaikeasti saatavilla ja erillään niistä työprosesseista, joissa päätöksiä tehdään, ihmiset joutuvat paikkaamaan puutteita. He etsivät, tarkistavat ja sovittavat yhteen tietoja järjestelmistä, joita ei koskaan suunniteltu toimimaan yhdessä. Tämä käsin tehtävä yhteensovittaminen verottaa näkymättömästi jokaisen työntekijän luovuutta.

McKinseyn tutkimuksen mukaan työntekijät käyttävät päivittäin lähes kaksi tuntia tiedon etsimiseen. IDC:n arvio tietotyöntekijöille on lähempänä 2,5 tuntia päivässä.

Yksinään tämä kuulostaa tuottavuusongelmalta. Käytännössä kyse on kuitenkin päätösten laadusta.

Insinööritiimeille tiedon etsimiseen käytetty aika on pois analysoinnista, tarkistamisesta ja harkinnasta. Säännellyissä tai suurten riskien ympäristöissä tällä valinnalla on seurauksia. Päätökset tehdään puutteellisessa asiayhteydessä. Vaatimuksia jää huomaamatta, ja riski kertyy hiljalleen, kunnes se paljastuu myöhemmässä vaiheessa, usein silloin, kun korjaaminen on kalleinta. Käytössä havaitun virheen korjaaminen voi maksaa sata kertaa enemmän kuin suunnitteluvaiheessa löydetyn virheen korjaaminen.

Miksi toimettomuus ei ole turvallinen valinta

Sitkeä käsitys on, että nykytilan säilyttäminen on vähäriskinen vaihtoehto. Näin ei ole, varsinkaan yrityksille, jotka haluavat pysyä kilpailukykyisinä.

Vanhat järjestelmät rakennettiin hyvin erilaista toimintamallia varten: muutostahti oli hitaampi, tieto yksinkertaisempaa ja integraatiotarpeita vähemmän. Niiden käyttäminen nykyään tarkoittaa nykyisten työprosessien pakottamista vanhentuneisiin rajoihin.

Seurauksena ei ole vain tehottomuutta. Myös päätöksenteko heikkenee.

Gartner ennustaa, että 85 prosentilla vahvasti vanhasta infrastruktuurista riippuvaisista yrityksistä on vaikeuksia toteuttaa digistrategiansa kokonaisuudessaan. Monessa organisaatiossa tämä näkyy jo. Uudistushankkeet polkevat paikallaan. Tekoälyhankkeita ei saada laajennettua, koska niiden taustalla oleva tieto on edelleen hajanaista. Integraatiokustannukset kasvavat hallitsemattomasti, koska järjestelmiä ei alun perinkään suunniteltu yhdistettäviksi. Tekoälyn pilvenpiirtäjää ei voi rakentaa sekavan tiedon upottavalle perustalle.

Samaan aikaan uudistuneet organisaatiot eivät vain toimi nopeammin vaan myös huomattavasti paremmin. Digitaalisen kehityksen edelläkävijät ovat saavuttaneet jopa 55 prosenttia korkeamman tuottavuuden, mutta vielä tärkeämpää on, että ne tekevät päätöksiä nopeammin, kattavamman asiayhteyden pohjalta ja varmemmin.

Ero ei enää ole vähittäinen. Se on rakenteellinen.

Mitä nykyaikaiset järjestelmät todella mahdollistavat

Modernisointi esitetään usein teknologiapäivityksenä. Se vähättelee suuresti käynnissä olevaa muutosta. Nykyaikaiset järjestelmät mahdollistavat perustavanlaatuisesti erilaisen suhteen ihmisten ja tiedon välille.

Ne tarjoavat vastauksia asiakirjojen sijaan ja asiayhteyden hajanaisuuden sijaan. Jäljitettävyys on rakennettu sisään, eikä sitä tarvitse muodostaa jälkikäteen. Tämä siirtää todistustaakan ihmiseltä järjestelmälle.

Insinööritiimeille kyse on paljon muustakin kuin mukavuudesta. Ero on siinä, joudutaanko tiedon puutteita kiertämään vai voidaanko tiedon avulla työskennellä.

Kun oikea tieto on saatavilla oikeassa asiayhteydessä, päätöksenteko paranee. Ei vain hieman vaan olennaisesti.

Tiimit etenevät nopeammin.

Vähemmän vaatimuksia jää huomaamatta.

Työn tekeminen uudelleen vähenee.

Auditointivalmius paranee.

Nämä eivät ole vain tavoiteltuja tuloksia. Ne seuraavat suoraan järjestelmistä, jotka tukevat tämän päivän todellisia työtapoja. Kun insinöörit vapautuvat tiedonhaun rutiineista, he voivat palata vaativaan ongelmanratkaisuun, jota varten heidät palkattiin.

Päätös, jota organisaatiot lykkäävät

Modernisointikeskustelu juuttuu usein kustannuksiin ja häiriöihin. Molemmat ovat todellisia. Vaihtoehtoon verrattuna kumpikaan ei kuitenkaan ole niin suuri este kuin miltä näyttää.

IDC:n mukaan vanhoja järjestelmiä ylläpitävät organisaatiot käyttävät jopa 42 prosenttia enemmän toiminnan yleiskustannuksiin kuin järjestelmänsä uudistaneet organisaatiot. Tämä lisähinta maksetaan joka vuosi, jolla päätöstä lykätään.

Olennaisempi kysymys ei ole, aiheuttaako modernisointi häiriöitä.

Vaan se, ovatko muutoksen aiheuttamat häiriöt suurempia kuin päivittäiseen toimintaan jo sisältyvät häiriöt.

Useimmille organisaatioille vastaus on ei.

Vanhojen järjestelmien kitka, viiveet, käsityö ja puuttuva asiayhteys aiheuttavat jo häiriöitä. Niihin on vain totuttu. Olemme sokeutuneet tiimiemme päivittäisille turhautumisen aiheille ja sekoitamme selviytymisen vakauteen.

Miksi kannattaa toimia nyt

Jokainen vanhan infrastruktuurin varassa vietetty vuosineljännes kasvattaa kuilua nykyisten kykyjen ja nykyaikaisen insinöörityön vaatimusten välillä.

Eteenpäin siirtyvät organisaatiot eivät ole niitä, joiden polku on helpoin. Ne tunnistavat, ettei odottaminen ole neutraalia: se on päätös, jonka seuraukset kasautuvat. Teknisen velan korko maksetaan menetettynä markkinaosuutena.

Reaaliaikaisia oivalluksia, asiayhteyteen sopivia vastauksia ja sisäänrakennettua jäljitettävyyttä tarjoavat järjestelmät tekevät paljon muutakin kuin parantavat tehokkuutta. Ne mahdollistavat paremman päätöksenteon.

Insinöörityössä paremmat päätökset eivät ole vain pieni etu. Ne ovat suorituskyvyn, vaatimustenmukaisuuden ja pitkän aikavälin kilpailukyvyn perusta.

Kysymys ei enää ole siitä, onko organisaatioilla varaa modernisoida.

Vaan siitä, onko niillä varaa jatkaa ilman modernisointia. Aika kuluu, ja viivyttelyn hinta vain nousee.