Tekoälyn seuraava raja-alue? Olet jo siinä

Lähes jokainen tämän vuoden tekoälyotsikko on käsitellyt jotain digitaalisen työn kerroksen osa‑aluetta, koodia kirjoittavista agenteista konferenssipuheluiden muistiinpanoja tekeviin malleihin. Sillä välin samat työntekijät, jotka käyttävät tekoälyä saadakseen merkittävää tehokkuutta kannettavilla tietokoneillaan, kävelevät oikeisiin toimistoihinsa, joissa kyseistä tehokkuutta ei ole lainkaan.

Ongelma tekoälykeskustelussa viimeisten vuosien aikana on, että se on pysynyt lähes kokonaan sisätiloissa – ja tarkoitan tätä kirjaimellisesti. Kyse on ollut näytöistä, chat-ikkunoista ja asiakirjoista – siitä, mitä tapahtuu henkilön ja näytön välillä. Kaiken sen ajan fyysinen toimisto on vain ollut paikallaan, käsiteltynä kiinteänä kulueränä, jota hallitaan, sen sijaan että sitä pidettäisiin järjestelmänä, jota voitaisiin oikeasti ymmärtää ja parantaa.

Nykyiset joustavat työympäristöt kärsivät erityisesti tästä epäyhtenäisyydestä sen välillä, kuka pitäisi olla paikalla ja kuka todellisuudessa saapuu, mikä tekee kaikesta hallinnasta vaikeampaa. Kun työntekijät saapuvat, he eivät välttämättä löydä kokoushuonetta tai he saattavat vaeltaa kerroksessa etsiessään vapautettua työpistettä kuin etsisivät pysäköintipaikkaa ostoskeskuksesta jouluaattona. Kerroksisuunnitelma on todennäköisesti laadittu jonkun parhaan arvauksen perusteella sen sijaan, että olisi perustunut todellisiin todisteisiin siitä, miten ihmiset käyttävät tilaa.

Tämä kyvyttömyys käyttää tilaa tehokkaasti on suurempi ongelma kuin miltä se vaikuttaa. Kiinteistöt ovat usein yrityksen toiseksi suurin kuluerä, heti henkilöstön jälkeen. Ja, viimeaikainen kysely The Collab Collective toteuttamassa, kuusi kymmenestä työpaikkatoimintojen ammattilaisesta sanoi, että tämän tyyppinen työpaikkafrakti — kyvyttömyys hallita toimistoresursseja, kuten työpisteitä ja kokoushuoneita, tehokkaasti — on itse asiassa pahentunut kuluneen vuoden aikana. 

Myös tällä kitkalla on hintalappu, ja se on merkittävä. Työntekijät menettävät kahden ja neljän tunnin välillä viikossa tilan etsimiseen, kollegoiden perässä juoksemiseen ja erilaisten toimistojärjestelmien kiertämiseen. Jos laskee standardipalkkatietojen perusteella, tuhannen työntekijän yritys voi menettää jopa $9 miljoonaa vuodessa pelkästään työpaikkafraktiin vuoksi. 

Kiinteistösuunnittelun sokea piste

Tekoälyllä on merkittävä potentiaali näiden haasteiden ratkaisemiseen. Aivan kuten tekoäly voi ennustaa kysyntää tai ohjata tukipyyntöjä, se voi oppia, ketkä käyttävät mitä työpisteitä ja huoneita ja milloin. Se voi huomata, missä AV‑laitteisto usein pettää, ja tunnistaa, mitkä kerrokset tai kokoustilat jäävät käyttämättömiksi. 

Vanha toimiston hallinnan ohjekirja oletti myös työvoiman, joka suurimmaksi osaksi ilmestyi ennustettavalla aikataululla. Nykyisessä hybridityöympäristössä näin ei juuri tapahdu. Käyttöasteen tiedot osoittavat, kuinka laaja tämä vaihtelu todellisuudessa on. Kiinteistöalan yritys CBRE on havainnut, että useimmat organisaatiot toimivat täysillä kapasiteetilla kiireisimpänä toimistopäivänään, mutta vain noin kolmasosa siitä kapasiteetista keskimääräisenä päivänä. Tämä aukko on juuri syy siihen, miksi pelkkä henkilöstömäärä on niin epäluotettava tapa suunnitella tilaa. Maanantai‑huippuun rakennettu kerros on suurimmaksi osaksi tyhjä torstaina, eikä mikään intuitio pysty havaitsemaan tätä mallia kuten käyttöasteen tiedot tekevät.

Työkalut itse pahentavat tilannetta, koska useimmat yritykset käyttävät varaus-, vierailijakirjautumis-, tilasuunnittelu-, kokouspalvelu- ja analytiikkajärjestelmiä erillisinä, eikä niitä ole koskaan suunniteltu kommunikoimaan keskenään. Aikataulutustyökalu, joka ei tiedä, miten huonetta oikeasti käytetään, ei pysty antamaan tilapalveluille hyödyllistä tietoa, kun on aika neuvotella vuokrasopimus. Yhdestä hallintapaneelista löytyvä analytiikka ei voi siirtyä ja varata toista huonetta, jos varaus peruutetaan.

Tosiasia on, että suurin osa kiinteistöpäätöksistä tehdään edelleen pitkälti intuitiosta ja nykyisestä työllisyydestä, ei todellisesta käytöstä. Tämä lähestymistapa oli toimiva, kun toimistot toimivat tasaisella, ennustettavalla käyttöasteella. Hybridimaailmassa, jossa läsnäolo vaihtelee viikonpäivän ja tiimin mukaan, sen perusteleminen on paljon vaikeampaa.

Kun sitä sovelletaan hyvin, tekoäly työpaikalla hoitaa kahta tehtävää samanaikaisesti. Työntekijöille se ratkaisee työlogistiikan automaattisesti yhdistämällä ihmiset vapaisiin tiloihin, näyttäen reaaliaikaisesti, mitkä resurssit ovat vapaana, ja poistaen tarpeen siirtää kokouksia lyhyellä varoitusajalla. Budjettia hallinnoiville operaatio- ja tilapalvelutiimeille tekoäly voi analysoida kaikki ne pienet signaalit – kuka varasi mitä, milloin, kuinka usein ja mitkä huoneet ovat tyhjiä – luodakseen selkeän kuvan siitä, miten tila todella toimii. 

Entistä parempaa on, että kun yritys näkee, miten tilaa todella käytetään, johtajat voivat perustaa kiinteistöpäätöksensä todelliseen kysyntään, aivan kuten tekisivät minkä tahansa muun resurssipäätöksen kanssa. Tämän tiedon avulla he voivat yhdistää käyttämättömät kerrokset, astua vuokrasopimuksen uusimiseen todellisella neuvotteluasemalla ja suunnitella toimistotilan uudelleen sen mukaan, miten tiimit todella tekevät yhteistyötä.

Kun data on yhtenäistynyt, hyöty konkretisoituu nopeasti. Oletetaan, että organisaatio havaitsi, että 40 % kokouksistaan kulkee pienen osan konferenssihuoneistaan läpi. Tämän tiedon avulla operaatiojohtajat voivat esimerkiksi helposti määrittää, mitkä huoneet ansaitsevat etusijan AV‑päivityksissä, ja mitkä muista tarvitsevat suunnittelun uudelleenarviointia sen sijaan, että ne saavat vain rutiininomaista huoltoa.

Yritykset, jotka ovat jo ottaneet tekoälyn käyttöön koodissaan, tukijonoissaan ja postilaatikoissaan, ovat jo nähneet, mitä tapahtuu, kun hyvä data korvaa arvailun. Toimisto on yksinkertaisesti seuraava paikka soveltaa tätä oppia. Vielä parempaa on, että organisaatiot, jotka pääsevät sinne ensimmäisinä, eivät vain säästä vähemmän käyttämättömään tilaan, vaan ne myös palauttavat työntekijöille ne tunnit, jotka he ovat hiljaisesti menettäneet työpaikkavälikohtaisessa kitkassa koko ajan.