Cómo la IA convirtió a nuestro pequeño equipo de marketing en una agencia de servicio completo

Ser un pequeño equipo de marketing en una gran organización internacional a veces puede sentirse como las viejas historias de un pequeño grupo de soldados que se defienden del ejército invasor. En lugar de ser “Los 300” enfrentándose a la horda persa, somos la media docena que se enfrenta a una ola imparable de PowerPoints y RFPs. Nuestra mayor arma en esta batalla es la IA, y ha permitido que nuestro escuadrón improvisado funcione como una agencia de marketing de servicio completo para nuestras múltiples regiones y departamentos.

Para comenzar, esta NO es otra historia sobre usar IA para automatizar el acoso a clientes potenciales y prospectos. En el mundo B2B, nuestra audiencia tiene una baja tolerancia al “AI Slop”. De hecho, elevar el toque humano en ventas y marketing se ha convertido en una ventaja para generar interés. Esta SÍ es una historia sobre usar una herramienta de automatización para lo que mejor hace: quitar todas las tareas más tediosas de nuestra carga y permitirnos enfocarnos en lo que mejor hacemos.

Poniendo fin al juego interminable de búsqueda de documentos

Si su organización utiliza SharePoint, o cualquier otro repositorio de documentos, probablemente ya esté familiarizada con su defecto inherente: entre más documentos y material recopile, sin importar cuán organizado esté, más difícil será encontrar lo que necesita.

Durante años, creábamos plantillas, repositorios de presentaciones y bases de datos de casos de estudio, todo para fracasar al deshacernos del persistente “¿Tenemos algo sobre ____ que pueda usar para mi próxima reunión?”. Y aunque parezca un asunto menor, implica una constante lluvia de interrupciones a lo largo del día para jugar a buscar.

¡Pero entonces llegó la IA! De repente, todo nuestro arduo trabajo clasificando, etiquetando y organizando metódicamente todo nuestro contenido dio sus frutos. Con un conjunto de datos tan limpio, Microsoft Copilot pudo comenzar a atender esas solicitudes con facilidad. Ahora, cualquier miembro de nuestra organización puede pedir a Copilot que le encuentre los casos de estudio, diapositivas y plantillas que necesita.

Ahora la constante lluvia de interrupciones ha desaparecido… casi al punto de que a veces parece DEMASIADO silencioso.

Consistencia de marca en piloto automático

Cualquier mercadólogo conoce la importancia de la consistencia de marca, pero en una gran organización, lograr que todos sigan los mejores estándares y prácticas es como intentar reunir gatos dentro de un vehículo en movimiento. Mientras nuestras semanas solían estar repletas de horas limpiando propuestas y presentaciones, ahora podemos usar IA para automatizar el proceso de alinear todo con nuestro “look and feel” consistente.

Para quienes lo han probado, ya sabrán que incluso los modelos más avanzados (al momento de escribir esto) NO son los mejores en diseño gráfico. Los modelos de IA pueden generar rápidamente cientos de ideas, claro. Lograr que produzcan contenido conciso, consistente y bien representado es otra historia.

Aquí es donde entra en juego el desarrollo cuidadoso del flujo de trabajo. Mediante un arduo trabajo en la selección del modelo, entrenamiento y una buena dosis de prueba y error, pudimos usar Claude de Anthropic para automatizar el proceso de “limpieza de primera ronda”. Ahora, las plantillas antiguas y presentaciones desordenadas pueden, al menos, actualizarse para coincidir con nuestros colores, tipografías y diseños generales mediante un simple prompt.

Todo esto significa que nuestro equipo puede centrarse en lo que realmente importa: contar una gran historia visual para generar impacto en nuestras ventas y reuniones con clientes.

De los informes trimestrales tediosos a los insights semanales

Otro gran consumidor de tiempo y pesadilla de cualquier equipo de marketing es la necesidad constante de informes. Algunos días, puede sentirse como si se pasara más tiempo explicando lo que se está haciendo que realmente ejecutando las tareas que deben completarse. Una vez más, la IA ha sido un gran cambio de juego en este ámbito.

Los datos de marketing suelen estar dispersos en una docena de servicios diferentes — Google Analytics, HubSpot, Salesforce y cada plataforma de redes sociales con su propio sistema de seguimiento. Esto significa que, para reunir información perspicaz, se requería mucho tiempo o una estrategia sofisticada de almacén de datos unificado.

Ahora, podemos conectar todas nuestras plataformas a través de un agente de IA que puede extraer y correlacionar datos en informes fáciles de leer y perspicaces. Incorporar algunas rondas de intercambios estructurados con nuestro gestor de campañas garantiza que la información presentada sea precisa y mantenga un nivel humano de discernimiento y contexto.

Todo esto nos ha permitido producir informes robustos semanalmente, lo que antes requería un esfuerzo de una semana cada trimestre.

¡Pero ese no es el único beneficio! También pudimos reemplazar un contrato anual de $35,000 con dossiers de cuentas de ventas automatizados por IA. Ahora, cuando el equipo de ventas necesita información sobre un nuevo cliente potencial o cuenta con la que se reunirán, podemos generar informes robustos que incorporan toda la información pública disponible sobre una organización en un solo día hábil.

Impulsando leads mediante un conserje que nunca duerme

Por último, pero no menos importante, colaboramos con Qualified, parte de Salesforce, para crear un agente de IA en vivo para nuestro sitio web. Este agente ayuda a los visitantes a encontrar rápidamente la información que necesitan, formular preguntas y ser dirigidos al experto más adecuado para atender eficazmente sus necesidades.

Al igual que SharePoint, los sitios web tienen su propio “paradigma de información”. Se desea colocar suficiente información en el sitio para atender la situación de cada visitante, pero cuanto más contenido haya, más los usuarios se sienten perdidos o abrumados por la cantidad de opciones.

Contar con un “conserje” con quien conversar mejora enormemente la tasa de conversión de un sitio web, pero dedicar a una persona para estar disponible en conversaciones en tiempo real puede resultar muy difícil y costoso. Los agentes de IA de Qualified hacen un gran trabajo al cubrir este rol.

Hemos descubierto que las personas son más propensas a interactuar con un agente de IA si somos transparentes y claros sobre el hecho de que es IA. Los visitantes entrantes tienen el doble de probabilidades de completar el formulario de contacto, incluso si no utilizan la IA para programar una cita.

La zona “Goldilocks” de la IA — Haciendo bien la IA

Los errores que la mayoría de las empresas cometen con la IA se sitúan en dos extremos: pensar demasiado poco o demasiado. Por un lado, consideran la IA y los chatbots LLM solo como “asistentes” de trabajo, ayudando con la generación de contenido o imágenes. Por el otro, intentan usar la IA para automatizar un puesto y la emplean de forma inapropiada donde realmente se necesita la presencia humana.

Al integrar la IA en cada flujo de trabajo que tenemos, hemos podido realizar el trabajo de un equipo de 3 a 5 veces nuestro tamaño. No hay nada que hagamos que no incluya alguna automatización de IA en el proceso, y nada de lo que hacemos elimina el toque humano. Esto nos brinda lo mejor de ambos mundos y no ha hecho más que elevar el valor de nuestro equipo.

La clave más importante de todo esto ha sido la adopción y la capacitación continua. Cada miembro de nuestro equipo se toma el tiempo para aprender y experimentar con nuevas herramientas y modelos a medida que evolucionan. Nuestra cultura empresarial ha hecho un gran trabajo tanto al fomentar la adopción de IA como al escuchar al equipo sobre lo que es o no factible aplicar a la IA.

Si su organización necesita ayuda para comprender cómo obtener el valor y el retorno de la IA, no dude en visitarnos en www.marlabs.com. Puede conversar con nuestra agente, Noria, por su cuenta, y cuando esté listo, ella lo conectará con una persona real también! 🙂