Aytekin Tank, Fundador y CEO de Jotform – Serie de Entrevistas

Aytekin Tank es el fundador de Jotform, un entusiasta de la automatización y un autor. Fundada en 2006, Jotform es el pionero en la creación de formularios en línea WYSIWYG, que ha crecido para servir a más de 25 millones de usuarios en todo el mundo y emplea a un equipo de más de 650 personas. En 2016, la revista Entrepreneur lo nombró una de las “Mejores Empresas de Propiedad Privada en América”.

Como CEO, se enorgullece de liderar el crecimiento y desarrollo continuo de la empresa, con una tasa de crecimiento anual superior al 50% y un compromiso de introducir funciones y integraciones de vanguardia.

Además de su cargo como CEO, Aytekin es un defensor de la productividad y la automatización y ha escrito recientemente el libro de ventas del WSJ “Automatice su trabajo rutinario“.

Aytekin comparte sus filosofías como líder empresarial y CEO en columnas en Forbes, Entrepreneur, Fast Company y Unite.AI.

Jotform fue uno de los primeros constructores de formularios en línea WYSIWYG. ¿Qué lo inspiró a crear Jotform en 2006, y cómo validó la necesidad de ello en el mercado?

La idea de Jotform surgió cuando trabajaba como desarrollador para una empresa de medios de Nueva York. Una de mis responsabilidades era crear formularios en línea desde cero. Era tedioso y redundante, y nunca me dejaba sentir particularmente inspirado. También era tiempo consumido. En un momento determinado, pensé para mí mismo: debe haber una forma más rápida y eficiente. Así que comencé a trabajar como solopreneur, construyendo mi startup de formularios en línea por las noches y los fines de semana, y trabajando de 9 a 5 todos los días laborables.

En cuanto a la validación de la idea, Jotform se inspiró en una frustración que estaba experimentando. Me di cuenta de que cualquier persona en mi papel, trabajando como desarrollador para cualquier organización, se beneficiaría enormemente de ello. Comencé con un producto freemium para probar las aguas. Luego, cuando me di cuenta de que la gente estaba dispuesta a pagar por ello, desarrollé una versión de pago también. Decidí que esperaría a renunciar a mi trabajo diurno hasta que mis ganancias como startup igualaran mi salario. En el verano de 2005, presenté mi renuncia y me dediqué por completo a Jotform.

Usted financió Jotform con sus propios recursos y la convirtió en una empresa que sirve a 25 millones de usuarios. ¿Cuáles fueron los mayores desafíos que enfrentó en los primeros años, y cómo los superó?

En los primeros años, y tenga en cuenta que esto fue mucho antes del auge de la IA, mi mayor desafío fue encontrar tiempo para el pensamiento de alto nivel necesario para llevar a mi empresa al siguiente nivel. El trabajo rutinario, como los correos electrónicos, la programación y las tareas administrativas diarias, monopolizaban mi horario y, francamente, me dejaban agotado al final del día. Me sentía como si nunca estuviera haciendo suficiente, y al mismo tiempo, estaba funcionando con pilas vacías. Era un verdadero dilema. Lo peor de todo es que sabía que estábamos perdiendo oportunidades para ofrecer a nuestros usuarios productos y servicios adyacentes que podrían hacer que sus vidas fueran más fáciles.

Cuando comencé a buscar soluciones de automatización en mis propios procesos diarios, fue un momento crucial para mí y para el negocio. No cambió la sustancia de mi trabajo, sino que transformó mi enfoque. En lugar de tratar de realizar tantas tareas como fuera posible en mi lista de tareas, mi enfoque comenzó con la identificación de tareas redundantes y consumidoras de tiempo que podía automatizar. Luego, me encontré con más tiempo para trabajar en cosas que me parecían significativas, como estrategizar cómo lanzar nuevos productos y entrar en nuevos mercados. No solo eso, sino que también tenía más tiempo para descansar, lo que ha sido fundamental para el crecimiento sostenible a largo plazo.

¿Cómo ha influido la evolución de las herramientas de automatización y sin código en el desarrollo del producto y la visión de Jotform a lo largo de los años?

La cantidad de herramientas de automatización y sin código en el mercado ha aumentado explosivamente. Ha llegado a un punto en el que si no estás a bordo de la revolución de la automatización, estás haciendo un desfavor a tu empresa y/o carrera. Pero una cosa que ha servido a Jotform es nuestra mentalidad interna de automatización en primer lugar. A nivel empresarial y individual, siempre estamos buscando nuevas formas de automatizar tareas manuales, es decir, estamos buscando hacer que nuestras vidas laborales sean más fáciles. Y eso se relaciona con nuestra misión central: automatizar formularios en línea y herramientas de colaboración para hacer que la vida de nuestros usuarios sea más fácil, y buscar continuamente nuevas formas de hacerlo. En cierto sentido, hemos practicado lo que predicamos desde el comienzo de la automatización.

Jotform está lanzando sus Agentes de IA el 25 de febrero de 2025. ¿Puede darnos una visión general de este nuevo producto y los problemas que busca resolver?

Estamos muy emocionados de ofrecer este nuevo producto a nuestros usuarios. Creo que transformará la forma en que la gente trabaja. Esencialmente, los Agentes de IA de Jotform ayudarán a los usuarios de Jotform a crear formularios en línea y lograr objetivos que requieren múltiples pasos. Por ejemplo, en lugar de enviar a alguien un formulario de registro de eventos, le envías un número de teléfono. Llaman y proporcionan la información necesaria hablando con un agente de IA que entiende el lenguaje natural, así que la persona no tiene que ceñirse a un guión rígido. Por su parte, el agente de IA no solo está llenando el formulario, sino que también está actualizando los registros internos de la empresa, respondiendo las preguntas del cliente y más. Lo más importante es que un agente de IA puede tomar las siguientes medidas basadas en su propia razón y toma de decisiones, reduciendo la necesidad de intervención humana. Y lo mejor de todo: no necesita descanso ni vacaciones, está disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana.

¿Cómo difieren los Agentes de IA de Jotform de otros chatbots y herramientas de automatización impulsadas por IA en el mercado?

Para empezar, los Agentes de IA de Jotform, como la mayoría de los agentes, son más dinámicos y autónomos. Sus comportamientos y acciones no están limitados. Están razonando, tomando decisiones, ejecutando tareas y aprendiendo a medida que avanzan, todo por su cuenta. Para desglosarlo un poco más, un chatbot responde a un árbol de decisiones simple con respuestas preestablecidas. Debe permanecer dentro de su alcance. Un agente de IA, por otro lado, puede razonar y actuar de forma autónoma, tomando decisiones complejas sobre cuestiones novedosas, accediendo a información en toda la empresa y completando tareas en consecuencia. Google (GOOGL ) ha comparado a los agentes de IA con un chef, planeando recetas, recopilando ingredientes, desarrollando platos y ajustando a medida que avanza. En ese caso, un chatbot es más como un cocinero de línea que sigue recetas preestablecidas.

Las empresas a menudo luchan con la automatización del servicio al cliente. ¿Cómo garantizan los Agentes de IA de Jotform una interacción más “amigable” y similar a la humana?

En nuestras pruebas, hemos encontrado que los usuarios prefieren las interacciones con los Agentes de IA por varias razones, la más obvia siendo la velocidad de respuesta y la disponibilidad las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Pero interesantemente, las personas también parecen menos inhibidas cuando hablan con agentes de servicio al cliente de IA. No se sienten conscientes de hacer preguntas que parezcan tontas. No se preocupan por hacer la misma pregunta una y otra vez hasta que realmente entiendan algo. En cierto sentido, es más probable que obtengan la ayuda y la claridad que necesitan. Hemos encontrado que los clientes se preocupan más por obtener la ayuda que necesitan de manera eficiente que por intercambiar cortesías, especialmente si es un problema que se puede resolver de manera relativamente rápida.

¿Los usuarios podrán personalizar y entrenar a sus Agentes de IA para adaptarlos a necesidades comerciales específicas, o seguirán flujos de trabajo preestablecidos?

Sí. Estamos lanzando miles de agentes de IA para una amplia variedad de empresas y roles, desde agentes de soporte al cliente y ventas hasta agentes de IA para estudios de tatuajes y administradores escolares. Por su parte, una empresa puede interactuar con su agente de IA en tiempo real para refinar sus respuestas y mejorar su base de conocimientos. Por ejemplo, agregando URLs relevantes, documentos y preguntas frecuentes, con el fin de garantizar que los agentes proporcionen información precisa y útil. Una forma en que los agentes difieren de la IA generativa es su capacidad para retener información de interacciones pasadas. Esto les permite entrenarse a sí mismos, ofreciendo una experiencia del cliente más personalizada con cada interacción. Finalmente, entrenar a un agente de IA es intuitivo y flexible, no se requiere experiencia en codificación.

Recientemente escribió sobre cómo los Agentes de IA están transformando el emprendimiento en sus primeras etapas. Si estuviera iniciando Jotform hoy, ¿cómo habrían cambiado los agentes de IA su enfoque?

Cuando comencé mi negocio, estaba bastante decidido a no aceptar financiamiento externo. Estaba confiado en mi idea, pero también sentía que para construir un negocio con solidez, tenía que crecer de manera orgánica. Ir por la ruta de financiamiento de capital de riesgo puede haber sesgado la percepción de la validez de Jotform. Si estuviera iniciando Jotform hoy, tendría aún más razones para seguir la ruta de autofinanciamiento. Como he escrito, los agentes de IA ofrecen a los empresarios en sus primeras etapas muchas formas de automatizar tareas administrativas rutinarias y centrarse en mejorar sus productos y escalar sus negocios.

Así que, para responder a su pregunta, no creo que los agentes de IA habrían cambiado mi enfoque, pero puedo imaginar que habría escalado más rápido, y aún así no habría aceptado financiamiento externo.

Ha escrito extensivamente sobre la automatización, incluyendo en su libro Automatice su trabajo rutinario. ¿Cómo utiliza personalmente los Agentes de IA o las herramientas de automatización para administrar sus tareas diarias como CEO?

Cuando se trata de mi carga de trabajo diaria, comienzo con un enfoque de automatización en primer lugar, si hay una herramienta impulsada por IA para realizar una tarea que no requiere mi atención personal, probablemente la estoy utilizando. Utilizo Agentes de IA y herramientas de automatización para la programación, la generación de ideas, la optimización de mis flujos de trabajo diarios, las reuniones y más. Entre el tiempo ahorrado y el impacto aumentado, los efectos de la automatización se multiplican. Considere las reuniones: en lugar de pasar media hora preparando la agenda, una hora en la reunión (donde su atención salta entre conversaciones y toma de notas), y luego preparar un resumen y redactar correos electrónicos de seguimiento, un agente de IA puede abordar todas las tareas relacionadas con la reunión y permitirme centrarme completamente en las conversaciones reales. Es una decisión obvia.

¿Qué consejo daría a las startups y pequeñas empresas que buscan integrar la IA en sus flujos de trabajo pero no están seguras de por dónde empezar?

Si tuviera que dar un consejo a las startups y pequeñas empresas, sería que monitoreen las últimas herramientas de IA y reserven tiempo para experimentar con ellas e incorporarlas en sus flujos de trabajo diarios para automatizar tantos procesos manuales como sea posible. Puede requerir construir algo de holgura en su horario, pero recuperará ese tiempo y mucho más una vez que comience a automatizar y delegar a los agentes de IA. Pero quizás el cambio más importante será su energía: en lugar de sentirse abrumado por su lista de tareas en constante crecimiento, tendrá espacio y tiempo para trabajar en tareas más significativas que lo dejen energizado, las cosas que lo recuerdan por qué se lanzó al anillo del emprendimiento en primer lugar.

Gracias por la gran entrevista, los lectores están invitados a visitar Jotform, a leer su libro Automatice su trabajo rutinario, o a leer algunos de sus artículos en nuestro sitio web.