La Crisis de los Registros Públicos es Real. Cobrar a los Ciudadanos no es la Solución.

Una crisis silenciosa se está desarrollando en las salas de ciudad y oficinas del condado en todo el país.

El público está más involucrado que nunca. La gente quiere saber cómo se gastan sus impuestos y cómo se toman las decisiones políticas, y tienen todo el derecho de preguntar. Pero una nueva realidad está haciendo que sea más difícil para los gobiernos locales mantenerse al día: una inundación de solicitudes de registros públicos generadas por la IA.

La IA generativa ha hecho que sea fácil enviar solicitudes de registros masivos y complejos con un solo clic. Y esto ya no es solo para individuos. Empresas enteras han creado equipos cuyo único trabajo es presentar solicitudes de registros públicos a gran escala, y luego vender esa información a vendedores y al sector privado. Para el personal del gobierno que recibe estas solicitudes, el resultado es una carga de trabajo abrumadora.

Esto no va a desaparecer. Las solicitudes impulsadas por la IA solo van a ser más frecuentes y más agresivas.

Los Servidores Públicos se Están Ahogando

Enfrentados con esa carga de trabajo, algunos legisladores están moviéndose para cobrar por el acceso. La Ley de la Asamblea 1821 de California, autorizada por la Asambleísta Blanca Pacheco y examinada recientemente por CalMatters, es un ejemplo temprano. La ley permitiría a las agencias públicas cobrar una tarifa ilimitada cuando una solicitud tome más de dos horas para investigar, más una tarifa adicional cuando el personal dedique más de 10 horas en un solo mes a solicitudes de la misma persona.

California no está sola. A medida que las solicitudes de registros públicos aumentan en todo el país, las agencias en todas partes están sopesando cómo recuperar el costo.

Y si sabes cómo funciona realmente el gobierno local, la motivación es fácil de entender. Cada hora dedicada a las solicitudes de registros es una hora que se resta de otros trabajos esenciales: procesar permisos comerciales, mantener archivos públicos, realizar elecciones.

Las cifras son asombrosas.

Una sola solicitud en Chula Vista, California, requirió 150 a 300 horas de personal. En Fontana, una persona presentó más de 100 solicitudes con el objetivo declarado de interrumpir las operaciones, lo que costó a la ciudad más de $300,000 en gastos legales y de personal.

Versiones de esa historia se están desarrollando en comunidades de todo el país. Llámalo como es: guerra administrativa, librada una solicitud de registros a la vez.

El Atraso no es solo Costoso. Es un Riesgo de Cumplimiento.

El costo y el agotamiento son solo parte de la historia. El mayor riesgo es el cumplimiento.

Las leyes de registros públicos no solo animan a las agencias a responder. Las requieren, con un plazo. Bajo la Ley de Registros Públicos de California, una agencia generalmente tiene 10 días para determinar si producirá registros, y plazos similares existen en casi todos los estados. Esos plazos se escribieron para un mundo de archivos en papel y la ocasional solicitud, no para un buzón inundado por la IA.

Cuando el volumen supera al personal, los plazos comienzan a retrasarse. Y un plazo perdido no es un pequeño error administrativo. Es una exposición legal. Los solicitantes que demandan para forzar la producción y ganan son rutinariamente galardonados con honorarios de abogados, por lo que un solo atraso puede convertirse en una orden judicial más una factura legal que los contribuyentes pagan al final.

Eso deja a las agencias en un verdadero aprieto. No hacer nada, y corren el riesgo de incumplir con las mismas leyes destinadas a mantener el gobierno abierto. Cobrar una tarifa, y corren el riesgo de cobrar a los residentes por el acceso. Ningún camino realmente protege al público.

Las leyes de tarifa, como la AB 1821, son una respuesta comprensible de un sistema agotado que intenta protegerse. La intención es digna, y la compensación que ofrece es justa. Pero hay una solución más rápida y efectiva.

Mejorar las Herramientas, no la Tarifa

La misma tecnología que está aumentando el volumen de registros también puede resolver esas solicitudes a una fracción del costo. En lugar de cobrar a los ciudadanos más por el acceso, podemos cerrar la brecha operativa con mejores herramientas.

Eso es exactamente lo que construimos en Madison AI. Nuestro modelo de cumplimiento de registros públicos recupera, clasifica y retoca de forma segura los registros municipales, convirtiendo un flujo de trabajo que antes tomaba varios días en uno que toma alrededor de una hora.

Maneja el trabajo pesado de principio a fin: etiquetado automático de intake, detección de near-duplicados, retocación asistida por IA y rastros de auditoría completos que mantienen a las agencias en cumplimiento con las leyes de retención y privacidad.

Los resultados preliminares son sorprendentes. En el condado de Washoe, Nevada, nuestro socio de desarrollo, el asistente de registros públicos está entregando hasta un 90% de ahorro de tiempo, cortando hasta 9 o 10 horas de trabajo de personal de una sola solicitud. Una solicitud que antes costaba alrededor de $1,000 o más para completar utilizando software y mano de obra legados puede ahora ser cumplida por alrededor de $150, todo incluido, con la IA manejando el trabajo pesado. Palm Springs y Culver City, California, están implementando el mismo modelo a continuación.

Y esto no es un producto de un tamaño que se adapte a todos. Personalizamos cada asistente según los flujos de trabajo y datos específicos de la agencia, construidos junto con las personas que viven estas realidades operativas todos los días. El mismo enfoque funciona para un pequeño pueblo o un gran condado, en cualquier estado.

Cobrar por la Transparencia no es la Solución Correcta

Seamos honestos: este es un problema increíblemente difícil, y los legisladores no están trabajando con muchas buenas opciones. Cuando el personal se está ahogando y los presupuestos están estirados delgado, cobrar por las solicitudes más extremas puede parecer la única palanca que queda por tirar.

Pero una tarifa es todavía una barrera de pago. Y una barrera de pago en los registros públicos hace exactamente lo que la ley de registros públicos existe para prevenir: reduce el acceso del público a la información. Las personas que se ven afectadas por el precio no son generalmente los actores maliciosos que manipulan el sistema. Son residentes, padres y vecinos ordinarios que intentan entender su propio gobierno.

Porque al final del día, todos quieren lo mismo: un gobierno que sea abierto, responsable y transparente. No tenemos que elegir entre proteger a los servidores públicos del agotamiento y proteger ese acceso.

Así que instamos a los legisladores, en California y más allá, a considerar un camino diferente. ¿Qué pasa si un estado creara un refugio seguro para las agencias que adoptan un modelo de respuesta de IA? ¿Qué pasa si los solicitantes usaran un portal automatizado antes de presentar solicitudes de seguimiento? ¿Qué pasa si las agencias que desplegaron plataformas de IA creíbles, cumplieron con los criterios básicos de registros públicos de buena fe y resolvieron la mayor parte de las consultas públicas ganaron más latitud en la programación de respuestas y la recuperación de costos?

Ese enfoque recompensa la transparencia genuina en lugar de cobrarla. Mantengamos el espíritu de un gobierno abierto y demos a los gobiernos locales la tecnología para hacer que la transparencia sea el valor predeterminado.