5 най-добри AI решения за управление на документи (януари 2025 г.)

В забързаната дигитална ера фирмите непрекъснато търсят иновативни решения, за да рационализират своите процеси за управление на документи. Тъй като изкуственият интелект (AI) продължава да трансформира различни аспекти на съвременната работа, базираните на AI системи за управление на документи се появиха като промени в играта, предлагащи несравнима ефективност, точност и сигурност. Тези инструменти използват силата на машинно обучение, обработка на естествен езики интелигентна автоматизация за опростяване на създаването, съхранението и извличането на критични бизнес документи.

От интелигентна класификация и извличане на документи до безпроблемна интеграция със съществуващи работни потоци, тези топ инструменти за управление на документи с изкуствен интелект предлагат широк набор от функции, предназначени да посрещнат разнообразни бизнес нужди. В тази статия ще разгледаме най-добрите решения за управление на документи с изкуствен интелект, които предефинират начина, по който организациите боравят с цифровите си активи, давайки ви възможност да вземете информирано решение, когато избирате идеалната платформа за изискванията за управление на документи на вашата организация.

1. FabSoft DeskConnect

FabSoft DeskConnect е мощно софтуерно решение за заснемане на документи и оптично разпознаване на символи (OCR), което опростява процеса на заснемане, обработка и разпространение на документи от различни източници. Софтуерът е проектиран да се интегрира безпроблемно със съществуващите работни потоци, като поддържа широка гама от типове документи и източници, като драйвери за печат, папки, уеб браузъри и системи за електронна поща.

Използвайки AI и технологии за машинно обучение, DeskConnect автоматизира процеса на събиране на данни чрез разпознаване и извличане на подходяща информация от документи. Тази функция значително намалява необходимостта от ръчно въвеждане на данни, спестявайки време и минимизирайки риска от грешки. Усъвършенстваните OCR възможности на софтуера осигуряват висока точност при обработката на растеризирани документи, което го прави надежден избор за фирми, работещи с разнообразен набор от формати на документи.

FabSoft също така предлага Document Companion с усъвършенствана интеграция на AI Chat, захранвана от ChatGPT. Това авангардно подобрение предефинира управлението на документи, като опростява импортирането и обединяването на документи, предлага незабавен достъп до базиран на AI чат за ефективен анализ на документи и осигурява прецизност с най-съвременната OCR технология.

Основни характеристики на FabSoft DeskConnect:

• Гъвкава поддръжка на документи: Побира драйвери за печат, папки, уеб браузъри, имейл системи и др.
• Интелигентно извличане на данни: Използва AI и машинно обучение за автоматично разпознаване и извличане на данни от документи.
• Превъзходна OCR производителност: Осигурява водеща в индустрията точност за растеризирани документи.
• Рационализирано разпространение на документи: Автоматизира заснемането и разпространението на документи в облачни или локални решения, включително Microsoft OneDrive, SharePoint и Power Apps.
• Персонализиран API: Предлага удобен за потребителя API, който позволява на добавките да контролират доставката на документи и да автоматизират действията и методите за подаване.
• Надеждни мерки за сигурност: Внедрява функции за сигурност от най-високо ниво за защита на поверителността на документите и ограничаване на достъпа до оторизирани потребители.

Удобният за потребителя API на FabSoft DeskConnect дава възможност на бизнеса да създава персонализирани работни потоци и интеграции, като допълнително оптимизира обработката на документи и процесите на извличане на данни. Надеждните мерки за сигурност на софтуера гарантират, че чувствителните документи остават поверителни и достъпни само за оторизиран персонал.

Посетете FabSoft →

2. DocuPhase

Източник: DocuPhase

DocuPhase е всеобхватно софтуерно решение за управление на документи, предназначено да оптимизира процесите на съхранение, сканиране, извличане и архивиране на документи за фирми от всякакъв размер. Тази платформа надхвърля възможностите на обикновен дигитален картотечен шкаф, предлагайки функции, които управляват, проследяват и завършват текущата работа, значително повишавайки производителността.

Една от отличителните характеристики на DocuPhase е неговите възможности за улавяне на данни и извличане на документи, задвижвани от AI. Тези интелигентни инструменти опростяват процеса на извличане на важна информация от различни документи и извличане на данни от стари файлове. Функционалността, управлявана от AI, може бързо да сканира многостранични документи, като идентифицира и извлича подходяща информация, като по този начин елиминира необходимостта от отнемащи време ръчни търсения. Освен това възможностите за изкуствен интелект и машинно обучение на платформата позволяват автоматично маршрутизиране и индексиране на файлове, спестявайки на потребителите ценно време и усилия.

Основни характеристики на DocuPhase:

• Улавяне на данни, захранвано от AI: Интелигентно извличане на важна информация от различни документи.
• Ефективно извличане на документи: Бързо и точно извличане на данни от стари файлове с помощта на разширени възможности на AI.
• Автоматично маршрутизиране и индексиране на файлове: AI и автоматизация, управлявана от машинно обучение за рационализирана организация на документи.
• Безпроблемна интеграция: Съвместимост с общи платформи, като системи за планиране на корпоративни ресурси (ERP), за подобрена гъвкавост и намалено превключване на програми.
• Сигурно базирано на облак решение: Интуитивен интерфейс за съхранение на цифрови документи и премахване на ненужната бумащина.
• Разширени функции за търсене: Ключови думи и конфигурируеми инструменти за търсене за бързо извличане на документи.
• Удобен за потребителя интерфейс: Лесен за научаване софтуер с ръководено обучение за гладко включване и интегриране на работния процес.

Удобната за интеграция природа на DocuPhase му позволява безпроблемно да се свързва с други общи платформи, като например ERP системи, което го прави универсален инструмент за справяне с ежедневните операции. Тази интеграция намалява времето, което потребителите прекарват в превключване между програми, рационализирайки работния им процес. Базираното в облака решение на софтуера осигурява сигурен и интуитивен интерфейс за съхранение на цифрови документи, като ефективно елиминира ненужната документация.

Посетете DocuPhase →

3. Флуикс

Fluix е мобилна платформа за управление на документи и работни процеси, пригодена за управление на полеви услуги. Този иновативен софтуер дава възможност на бизнеса да съхранява сигурно и да осъществява достъп до критични документи и формуляри в рамките на централизирано хранилище. Като предоставя на техниците и мениджърите на теренно обслужване лесен достъп до основни файлове, дори на места с ограничена или никаква интернет връзка, Fluix рационализира отдалечената работа и повишава цялостната продуктивност.

Една от ключовите характеристики на Fluix са неговите персонализирани работни потоци, които насърчават ефективна комуникация и отчетност сред членовете на екипа. Платформата позволява актуализации и известия в реално време за нови задачи, промени или важни съобщения, като гарантира, че всички заинтересовани страни остават информирани и съгласувани. Възможностите на Fluix за автоматично маршрутизиране и индексиране на файлове значително намаляват ръчните усилия, позволявайки на бизнеса да оптимизира своите работни процеси и да повиши ефективността.

Основни характеристики на Fluix:

• Mobile-First дизайн: Оптимизиран за управление на полеви услуги, позволяващ сигурно съхранение на документи и достъп в движение.
• Централизирано хранилище на документи: Осигурява едно лесно достъпно място за критични документи, свързани с полето.
• Персонализирани работни процеси: Улеснява комуникацията и отчетността между членовете на екипа чрез актуализации и известия в реално време.
• Безпроблемна интеграция: Съвместим с общи платформи като ERP системи, рационализиране на ежедневните операции и минимизиране на превключването на програми.
• OCR технология: Поддържа оптично разпознаване на знаци за точно преобразуване на текстови изображения в машинно кодиран текст.
• AI чат функция: Осъществено от ChatGPT, предлага незабавен достъп до информация, свързана с документи, като елиминира ръчното търсене.
• Удобна за потребителя настройка: Ясна конфигурация на функцията OpenAI Chat в Document Companion.

Удобната за интеграция архитектура на Fluix му позволява безпроблемно да се свързва с други преобладаващи платформи, като ERP системи. Тази интеграция позволява на бизнеса да управлява ежедневните си операции по-ефективно и намалява времето, прекарано в превключване между програмите. Освен това Fluix поддържа OCR технология, като гарантира, че данните, предадени към функцията за чат с изкуствен интелект, са точни и изчерпателни за подробен анализ.

Посетете Fluix →

4. M-файлове

M-Files е интелигентна платформа за управление на информация, която предлага по-интелигентен подход за управление на съдържание през целия му жизнен цикъл. Чрез безпроблемно свързване на съдържание и използване на интелигентна автоматизация, M-Files дава възможност на работещите в областта на знанието да бъдат по-продуктивни, като предоставят точната информация на точните хора в точното време.

Платформата предоставя цялостен поглед върху съдържанието в цялата организация, без да се налага сложна и скъпа миграция към едно хранилище. Решението за управление на цифрови документи на M-Files разполага с мощни възможности за търсене и извличане, което позволява на потребителите бързо и лесно да намират документи, без да губят време в търсене на изгубени файлове или да се мъчат да си спомнят къде е било съхранено нещо. Платформата също така опростява създаването на документи, като предлага шаблони, лесни функции за наименуване и запазване и възможност за разкриване на скрити документи и тъмни данни чрез технология с активиран AI.

Основни характеристики на M-Files:

• Интелигентно управление на информацията: Комбинира свързано съдържание и интелигентна автоматизация, за да увеличи продуктивността и да осигури 360-градусов изглед на съдържанието.
• Бързо търсене и извличане: Позволява на потребителите да намират документи бързо и лесно, спестявайки време и усилия.
• Опростено създаване на документ: Предлага шаблони, лесно именуване и запазване на документи и откриване на скрити документи и тъмни данни.
• Автоматизирано съответствие и сигурност: Гарантира спазване на фирмените политики и разпоредби и осигурява сигурност на данните чрез права за достъп и криптиране.
• Безпроблемно сътрудничество: Позволява съавторство, коментиране и анотиране на документи едновременно.
• Интеграция с популярни инструменти: Предлага интеграция с Microsoft Teams, Salesforce, SharePoint, Outlook и други широко използвани приложения.
• Процеси, захранвани от AI: Използва AI, като M-Files Aino, за организиране на информация, разбиране на контекста на документа и взаимодействие със знания, използвайки естествен език.

Възможностите за автоматизация на M-Files рационализират спазването на фирмените политики и разпоредби, гарантират сигурност на данните чрез стриктни права за достъп и криптиране от корпоративно ниво и позволяват лесно сътрудничество чрез съавторство, коментиране и анотиране на документи едновременно. Изграден върху високо конфигурируема платформа, M-Files може лесно да се персонализира, за да отговори на специфични бизнес нужди чрез API, шаблони за решения и добавки на трети страни.

Посетете M-Files →

5. SharePoint AI

Източник:

Microsoft SharePoint е мощна платформа за сътрудничество и управление на документи, която, когато е интегрирана с AI технологии, трансформира работните потоци, подобрява сътрудничеството и повишава продуктивността на организациите. Чрез включването на AI възможности в SharePoint, фирмите могат да автоматизират процеси, да рационализират управлението на документи, да подобрят функционалността за търсене и да получат ценна информация от данните.

SharePoint AI дава възможност на служителите да работят по-интелигентно и по-бързо, като същевременно намаляват ръчните усилия и подобряват производителността. Платформата предлага различни предимства, включително интелигентно управление на документи, автоматизация на работния процес, интегриране на чатботове и прогнозни анализи, което позволява на организациите да оптимизират операциите, да подобрят сътрудничеството и да останат конкурентоспособни в днешния пейзаж. SharePoint Premium, усъвършенстваната платформа за управление и изживяване на съдържание, носи AI, автоматизация и добавена сигурност за изживяването, обработката и управлението на съдържанието, като помага на организациите да управляват и защитават критично съдържание през целия му жизнен цикъл.

Основни характеристики на SharePoint AI:

• Интелигентно управление на документи: Задвижвана от AI обработка на документи, автоматично класифициране, извличане и маркиране на информация от документи, което води до подобрена ефективност и рационализирани работни процеси.
• Автоматизация на работния поток: Подобрената с AI автоматизация на работния процес анализира исторически данни, учи се от минали решения и прави интелигентни избори при автоматизиране на задачи и маршрутизиране на документи.
• Интегриране на чатбот: Захранвани с изкуствен интелект чатботове, интегрирани с SharePoint, дават възможност на служителите да взаимодействат със системата чрез естествен език, предоставяйки незабавни отговори и поддръжка.
• Предсказуем анализ: Използва AI за анализиране на данни и предоставяне на ценни прозрения, което позволява на организациите да вземат решения, базирани на данни, и да бъдат пред кривата.
• Разширено управление на съдържанието: AI, автоматизация и добавена сигурност към изживяването, обработката и управлението на съдържанието, помагайки на организациите да управляват и защитават критично съдържание през целия му жизнен цикъл.
• Решения за документи с висока стойност: Предлага решения за работа с документи с висока стойност, като договори, отчети за работа, поръчки и фактури.

Възможностите за интелигентно управление на документи на SharePoint AI позволяват автоматично класифициране, извличане и маркиране на информация от документи, което води до подобрена ефективност и рационализирани работни процеси. Възможностите за предсказуем анализ на платформата използват AI за анализиране на данни и предоставяне на ценни прозрения, което позволява на организациите да вземат решения, базирани на данни, и да бъдат пред кривата.

Посетете SharePoint AI →

Оптимизирайте своя работен процес с решения за управление на документи с изкуствен интелект

В днешната забързана бизнес среда решенията за управление на документи, задвижвани от AI, се превърнаха в основни инструменти за организации, които искат да рационализират своите работни потоци, да подобрят сътрудничеството и да повишат производителността. Решенията за управление на документи с изкуствен интелект, обсъдени в тази статия, предлагат широка гама от функции и възможности, предназначени да посрещнат разнообразни бизнес нужди.

От интелигентна класификация и извличане на документи до безпроблемна интеграция със съществуващи работни потоци, тези инструменти използват силата на AI, за да опростят създаването, съхранението и извличането на критични бизнес документи. Чрез автоматизиране на ръчни процеси, подобряване на функционалността за търсене и предоставяне на ценна информация, тези решения позволяват на организациите да оптимизират своите операции, да намалят разходите и да стимулират вземането на по-добри решения.