İlk İş Akışı: AI Mavi Yazıdan Yapıya

Birinci bölüm döngüyü tasarladı. İkinci bölüm döngünün üzerinde durduğu şeyi ortaya koydu – harita ve raylar. Geriye kalan, çoğu şirketin başlamadan önce durduğu kısım: aslında onu inşa etmek. İyi haber, inşa etme kısmı amacın önerdiği kadar büyük değil. Bir empresa programına, iki yıllık bir yol haritasına veya bir dönüşüm ofisine ihtiyacınız yok. Bir iş akışına, onu zaten çalıştıran insanlara ve birkaç disiplinli haftaya ihtiyacınız var.

İş Atını Seçin, Amblem Gemisini Değil

Gerçek bir hacme, gerçek bir hata maliyetine ve onu düzeltmek isteyen bir sahibine sahip bir iş akışını seçin.

Fatura istisnaları.
Erişim talepleri.
İddiaların ayrıştırılması.
Müşteri iadeleri.

Adaylar bir profile sahiptir: her gün çalışırlar, yanlış gittiğinde acı verirler, kuralların çoğu zaten vardır ve dokundukları her sistem erişilebilirdir. Amblem gemisi dönüşümü seçmeyin – dokuz paydaşa ve bir yönetim kuruluna sahip olan. İş atını seçin. İlk iş akışının amacı şan şöhret değil, organizasyonunuzu önemli olan işe karşı yöntemi öğretmektir.

İş Akışını Otomatikleştirmeden Önce Tanımlayın

Sonraki adım, çoğu programın atladığı ve her şeyin bağımlı olduğu adım: iş akışını, onu çalıştıran insanlar ile birlikte, gerçekten nasıl çalıştığı şekilde tanımlayın. Süreç şeması değil – şema, işin yıllar önce nasıl tasarlandığını gösterir.

İstisnalar hakkında soru sorun: satın alma emri eksik fatura, engellenen ancak kritik olan tedarikçi, her şeyi değiştiren bir belge ile rutin görünen talep. Her şirketin gerçek operasyonları büyük ölçüde istisnalarla oluşur ve her birinin nasıl ele alınacağı bilgisini, önce gören insanların zihinlerinde yaşar. İkinci bölümdeki harita, bu bilginin nihayet yazıldığı yer: normal yol, istisnalar ve her birinin nasıl çözüldüğü, geçerli kurallar, kimin ne karar verdiği ve bir eylem yanlış gittiğinde ne olduğu.

Bu aşamada AI’yi cömertçe kullanın. Modeller, gözlemlerden, röportajlardan, biletlerden ve işin sistemlerde bıraktığı izlerden iş tanımını taslak olarak oluşturmada iyidir. İnsanlar sonra yalnızca onlar tarafından yapılabilecek şeyi yaparlar: onu doğrularlar, onunla tartışırlar ve düzeltirler. Taslak şimdi ucuz. Gerçek hala insanlarınkinden gelir.

İş Akışını Üç Aktör Arasında Paylaşın

İş akışı tanımlandıktan sonra, onu dürüstçe paylaşın. Tekrarlama – her zaman aynı şekilde çalışan aramalar, eşleştirmeler, gönderiler – ikinci bölümde savunuldukları gibi raylara gider. Yargı – karmaşık durumu okumak, istisnayı değerlendirmek, kanıtları toplamak – ajanın işidir. Ve sonuç – ödemeyi onaylamak, talebi reddetmek, taahhütte bulunmak – bir insanın, birinci bölümde tasarlandığı gibi kapının yanında kalır.

Paylaşımın basit bir şekli vardır ve bu, tüm dizinin işletme modelidir: AI önerir, insanlar karar verir, otomatikleştirme uygular. Ajan durumu hazırlar ve yolu önerir. Bir isim, kararın ağırlığını taşıdığı yerde karar verir. Raylar, kararın ne olduğunu tam olarak, denetim izi kendiliğinden yazarak, uygular.

Denetimli Olarak Başlatın ve Her Şeyi Saklayın

Otonom olarak başlatmayın. İlk birkaç hafta, işi bilen bir kişi ajana çağırır ve onu izler: yönlendirir, düzeltir, sonuçlarını kabul eder. Bu yavaş görünür. Aslında yaptığınız en hızlı şeydir, çünkü üretileni üretir – kanıtları.

Birinci bölüm, onaylar ve doğrulamalar arasındaki ayrımı yaptı: onaylar veri değildir; doğrulamalar öyle. Denetimli dönem, doğrulamaların geldiği yer. Her düzeltme – bu öneri yanlış, nedenini burada, doğru cevabı burada – kuruluşunuzun yargısının bir parçasıdır, nedenleri ile birlikte yakalanır. Bunların hepsini, ait olduğu vaka ile birlikte saklayın. Bu düzeltmeler, eğitim materyalleridir: hangi kuralların belirsiz olduğunu, haritanın hangi istisnaları kaçırdığını ve – karar karar – ajanın işin hangi kısımlarını insanların yaptığı kadar iyi ele aldığını söyler.

Kanita Dayalı Olarak Terfi Edin, Kanita Dayalı Olarak Alçaltın

Kayıt, belirli bir karar türünün tutarlı bir şekilde, düzeltme yapılmadan, anlamlı bir şey anlamına gelen yeterli sayıda vaka üzerinden ele alındığını gösterdiğinde, terfi ettirin: işi bir iş olayı tetiklesin, kişinin rolü kapıya daralsın. Kayıt aksi olduğunu söylediğinde, terfi ettirmeyin – ve performans terfi ettikten sonra düşerse, alçaltma otomatik olur, toplantı değil. Bu, ikinci bölümün kuralının üretimdeki işini yapmasıdır: daha iyi bir model itself tarafından hiçbir şey kazanılmaz. Modeli terfi ettirmeyin. İş akışını terfi ettirin.

Takımları burada durduran korku öngörülebilir ve doğrudan bir cevaba layıktır: her önemli vaka için insan kararı gerekiyorsa, insanların kapıda boğulmayacakları doğru mudur? On bin istisna ve bir inceleme tıklayıcısı – bu, yönetim değil, bir kuyruktur.

Ama bu on bin istisnayı bugün nasıl ele aldıklarını sorun: insanlar tarafından, uçtan uca. Birisi kanıtları toplar, beş sistem boyunca bağlamı takip eder, kararı verir ve sonucu girer – her vaka, her zaman. Kapı, bu boru hattına insan eklemiyor. İnsanı her şeyden değil, sadece karardan çıkarıyor.

Ve tasarım, bu yargıyı kasıtlı olarak harcar, çünkü her vaka aynı inceleme derinliğine layık değildir. Rutin, yüksek güven akışını daha hafif bir incelemeden geçirin ve güvensiz veya yeni vakaları tam bir incelemeden geçirin. Güven düzeyinden bağımsız olarak, geri dönülmez hareketler veya bir eşiğin üzerindeki hareketler için tam bir inceleme zorlayın. Ve kapıyı kendisi – inceleme süresi, düzenleme oranları, yükseltmeler – ölçün, böylece doğrulamayı mühürleme yaparken, sonra değil, ayırt edebilirsiniz. İncleyici dikkati, sistemdeki en kıt kaynaktır. Tüm mimari, sonucu canlı tuttuğu yerde ve başka hiçbir yerde harcamak için vardır.

Haritayı Doğru Tutun

İşlem, faaliyete geçtikten sonra bitmez, çünkü iş durağan değildir. Politikalar değişir. Sistemler güncellenir. Yeni tedarikçiler, ürünler ve düzenlemeler her çeyrek yılında gelir ve her biri işin tanımından sessizce sapar. Bu nedenle haritaya bir sahibi verin. Birisi – bir iş akışında genellikle işi zaten bilen bir kişidir, yeni bir işe alım değil – işin tanımı iş değiştikçe doğru kalmasından sorumludur: operasyonun haritacı, kartograf rolü. Bir proje ilk haritayı oluşturur. Haritacı onu doğru tutar. Haritalama asla bitmez.

Sonra Bileşir

İkinci iş akışı, ilkinden daha ucuzdur. Varlıkları, rayları, kapı tasarımını, inceleme alışkanlıklarını ve bunu bir kez yapan bir ekibi yeniden kullanır. Üçüncü daha da ucuzdur. Ve biriktirdiğiniz şeyin yanı sıra yazılımı fark edin: işinizin gerçekten nasıl çalıştığına ilişkin yazılı bir harita ve kararların ve nedenlerinin artan bir kaydı – kuruluşunuzun yargısı, her model güncellemesi ve her satıcı değişikliği بعدında hayatta kalan bir forma sahip.

Üç makale, bir mimari: döngü, harita ve raylar ve ilk iş akışı. Onları geri okuyunca, onlarda başka bir şey görünür – kurallar çıkarmaya devam ediyorlar. Bunu yapın. Bunu yapmayın. Bu kuralların neler olduğu, kısa bir ek bölümün konusudur.