Yapay Zekânın Bir Sonraki Sınırı? İçinde Oturuyorsunuz

Bu yılki neredeyse tüm Yapay Zeka haber başlıkları, kod yazan ajanlardan konferans aramalarında not alan modellere kadar çalışmanın dijital katmanının bir yönüyle ilgili oldu. Bu arada, AI’yı dizüstü bilgisayarlarında olağanüstü verimli olmak için kullanan aynı çalışanlar, o verimliliğin hiç olmadığı gerçek dünya ofislerine adım atıyor.

Son birkaç yıldaki Yapay Zeka tartışmasının sorunu, neredeyse tamamen iç mekanda kalmasıdır; bunu çok kelimenin tam anlamıyla söylüyorum. Konuşma, ekranlar, sohbet pencereleri ve belgelerle—bir kişi ile monitör arasındaki şeylerle ilgiliydi. Ve tüm bu süre boyunca, fiziksel ofis sadece orada oturuyordu, yönetilmesi gereken sabit bir maliyet gibi muamele görüyordu, aslında anlaşılabilecek ve iyileştirilebilecek bir sistem olarak değil.

Özellikle modern esnek çalışma ortamları, kimlerin bulunması gerektiği ile kimlerin gerçekten geldiği arasındaki bu uyumsuzluktan muzdariptir, bu da her şeyi yönetmeyi zorlaştırır. Çalışanlar geldiğinde, bir toplantı odası bulamayabilir ya da Noel arifesinde bir alışveriş merkezinde park yeri arar gibi boş bir masa aramak için kat içinde dolaşabilirler. Kat planı muhtemelen, insanların alanı nasıl kullandığına dair gerçek bir kanıt yerine birinin en iyi tahminiyle hazırlanmıştır.

Bu alanı verimli kullanamama, göründüğünden daha büyük bir sorundur. Gayrimenkul, genellikle bir şirketin en büyük ikinci harcaması olup, insanlardan hemen sonradadır. son anketThe Collab Collective tarafından yürütülen bir son anket, iş yeri operasyonları profesyonellerinin altısı, bu tür bir iş yeri sürtünmesinin — masalar ve toplantı odaları gibi ofis kaynaklarını verimli bir şekilde yönetememenin — aslında geçen yıl içinde daha da kötüleştiğini belirtti.

Bu sürtünmenin de bir maliyeti var ve bu maliyet önemli. Çalışanlar, alan aramak, meslektaşları kovalamak ve farklı ofis sistemleri arasında çalışmak için haftada iki ila dört saat arasında kaybediyor. Standart maaş rakamlarıyla hesaplayın; bin çalışanı olan bir şirket, sadece iş yeri sürtünmesinden yılda 9 milyon dolar kadar kaybedebilir.

Gayrimenkul Planlamasındaki Kör Nokta

Yapay Zeka, bu zorlukları ele almak için önemli bir potansiyele sahiptir. AI talebi tahmin edebildiği veya destek taleplerini yönlendirebildiği gibi, hangi masaların ve odaların kim tarafından ve ne zaman kullanıldığını öğrenebilir. AV ekipmanının rutin olarak nerede arızalandığını fark edebilir ve hangi katların ya da toplantı alanlarının kullanılmadığını belirleyebilir.

Bir ofisi yönetmek için eski kılavuz, çalışanların çoğunlukla tahmin edilebilir bir programda ortaya çıktığını varsayıyordu. Bugünün hibrit çalışma ortamında bu nadiren gerçekleşiyor. Doluluk verileri, bu dalgalanmanın ne kadar geniş olduğunu gösteriyor. Ticari gayrimenkul firması CBRE, çoğu organizasyonun en yoğun ofis gününde tam kapasite çalıştığını buldu, ancak ortalama bir günde bu kapasitenin sadece yaklaşık üçte birini. Bu boşluk, sadece çalışan sayısının alan planlaması için neden bu kadar güvenilmez bir yöntem olduğunu tam olarak açıklıyor. Pazartesi zirvesi için inşa edilen bir kat, Perşembe’ye geldiğinde büyük ölçüde boş kalır ve hiçbir sezgi, kullanım verilerinin yaptığı gibi bu deseni yakalayamaz.

Araçların kendisi bu sorunu daha da kötüleştiriyor, çünkü çoğu şirket rezervasyon, ziyaretçi giriş, alan planlaması, toplantı hizmetleri ve analizleri birbirleriyle iletişim kuracak şekilde tasarlanmamış ayrı sistemler olarak çalıştırıyor. Bir odanın nasıl kullanıldığını bilmeyen bir planlama aracı, kira müzakeresi zamanı geldiğinde tesislere faydalı bir bilgi veremez. Tek bir gösterge tablosunda bulunan analizler, bir rezervasyon iptal edildiğinde birini farklı bir odaya yeniden rezerve edemez.

Gerçek şu ki, bugün çoğu gayrimenkul kararı hâlâ büyük ölçüde sezgi ve mevcut istihdam üzerinden, gerçek kullanım verileri yerine alınmaktadır. Ofisler tutarlı ve öngörülebilir bir doluluk oranıyla çalıştığında bu yaklaşım sürdürülebilirdi. Haftanın günü ve ekip bazında katılım dalgalandığı hibrit bir dünyada bunu haklı çıkarmak çok daha zor.

İyi uygulandığında, iş yerinde Yapay Zeka aynı anda iki işi yapar. Çalışanlar için, insanları mevcut alanlarla otomatik olarak eşleştirerek, hangi kaynakların gerçek zamanlı olarak boş olduğunu göstererek ve toplantıların aniden yeniden planlanması ihtiyacını ortadan kaldırarak çalışma lojistiğini çözer. Bütçeyi yöneten operasyon ve tesis ekipleri için, AI kimlerin neyi, ne zaman, ne sıklıkta rezerve ettiğini ve hangi odaların boş kaldığını analiz ederek, alanın gerçekte nasıl performans gösterdiğine dair net bir resim oluşturabilir.

Daha da iyisi, bir şirket alanın gerçekte nasıl kullanıldığını gördüğünde, yöneticiler gayrimenkul kararlarını gerçek talebe dayandırabilir, tıpkı diğer kaynak kararlarında olduğu gibi. Bu bilgilerle, kimsenin kullanmadığı katları birleştirebilir, kira yenilemesine gerçek bir pazarlık gücüyle girebilir ve ofis düzenini ekiplerinin gerçekten nasıl iş birliği yaptığını temel alarak yeniden tasarlayabilir.

Veri birleştirildiğinde, getirisi hızlı bir şekilde belirginleşir. Örneğin bir organizasyon, toplantılarının %40’ının sadece az sayıda konferans odasından geçtiğini keşfetti. Bu bilgiyle, operasyon yöneticileri örneğin hangi odaların AV yükseltmeleri için öncelikli olması gerektiğini kolayca belirleyebilir ve geri kalanların rutin bakım yerine tasarım yeniden düşünülmesi gerektiğini anlayabilir.

Kodları, destek kuyrukları ve gelen kutularında AI’yı zaten kullanan şirketler, iyi verilerin tahmin yerine geçtiğinde neler olacağını zaten gördüler. Ofis, bu dersin uygulanacağı bir sonraki yerdir. Daha da iyisi, buna ilk ulaşan organizasyonlar sadece kullanmadıkları alanlar için daha az harcama yapmakla kalmayacak, aynı zamanda çalışanlara iş yeri sürtünmesi nedeniyle sessizce kaybettikleri saatleri geri kazandıracak.