Rendre le développement professionnel plus accessible aux PME

La formation des employés à de nouvelles compétences est difficile pour les petites entreprises. La plupart des entreprises n’ont pas de pénurie d’idées sur la façon dont les propriétaires et les gestionnaires peuvent aider leur équipe à améliorer les performances et à acquérir des compétences, mais les petites entreprises ne sont généralement pas conçues avec le développement professionnel en tête. L’activité principale passe en premier, comme il se doit ; et il est peu probable qu’il y ait quelqu’un dans l’équipe avec les antécédents nécessaires pour rédiger et présenter efficacement des matériaux de formation. En fin de compte, cela signifie que le développement professionnel est mis sur le feu de la rétrospective et qu’il n’arrive souvent jamais. Selon CompTIA, la moitié des entreprises américaines n’ont pas de stratégies de formation formelles en place pour répondre au fossé des compétences*. Les employés, les clients et en fin de compte l’entreprise paient le prix.

De plus en plus, l’intelligence artificielle générative peut aider toute petite entreprise à développer des matériaux de développement professionnel. Voici comment notre petite agence de communication est passée de la discussion sur la préparation de matériaux de formation à la possession d’un premier jet solide en 15 minutes – avec l’aide d’outils d’IA gratuits.

Dans le cadre de notre développement continu des employés chez Gova10, nous savions que l’un des sujets que nous voulions couvrir était l’amélioration de la sensibilisation et de la présentation des histoires de nos clients aux journalistes. Tous nos employés connaissent les bases, mais il est toujours bon de réviser et il y avait certainement des meilleures pratiques à partager.

Savoir que vous voulez former votre équipe à quelque chose et réellement prendre vos connaissances et les développer en un programme ou une séance de développement professionnel sont deux choses très différentes. Vous devez :

• Collecter les informations auprès de ceux qui ont les connaissances.
• Consolider les informations et développer les messages clés.
• Concevoir une présentation engageante qui transmet les messages clés.

Chacune de ces tâches peut être assignée et répriorisée plusieurs fois en fonction du travail et des tâches plus urgentes qui attendent l’attention. Après tout, nous sommes des professionnels de la communication, pas des professionnels du développement de l’apprentissage.

Un mercredi récent, avec l’aide d’outils d’IA gratuits, nous avons construit un premier jet solide en environ 15 minutes.

Cela ne signifie pas que nous avions le produit fini aussi vite, mais nous avions un deck qui était à environ 70 % du chemin.

Nous avons utilisé les méthodes décrites pour une séance de formation sur la présentation d’histoires aux médias, mais ces outils peuvent être utilisés pour développer des matériaux pour n’importe quel sujet.

Fathom

Nous avons commencé à utiliser l’outil de transcription de réunions Fathom il y a plusieurs mois après l’avoir vu utilisé par l’un de nos clients. La précision de la transcription dépassait largement la précision des concurrents que nous avions essayés, et était nettement supérieure à l’offre de transcription native de Google Meet, selon notre expérience. Les notes et les éléments d’action générés par l’IA de Fathom ont impressionné plusieurs de nos clients après les avoir vus utiliser l’outil.

Lorsque nous avons commencé à discuter de l’initiative de développement professionnel lors d’une récente réunion des vice-présidents de Gova10 – au début, nous avons discuté de toutes les raisons pour lesquelles nous aurions du mal à la préparer à temps pour une réunion à venir – j’ai rapidement ajouté mon notetaker Fathom à l’appel Meet. J’ai expliqué au notetaker que notre objectif était de capturer le contenu que nous voulions couvrir dans la séance de formation. Ensuite, nous avons pris tour à tour la parole pour parler des défis et des opportunités disponibles pour améliorer la façon dont notre équipe présente les médias. Nous étions en grande partie d’accord et avons ajouté des idées supplémentaires, et nous avons débattu de quelques points et s’ils devaient être inclus dans la formation.

Environ 5 minutes après que nous ayons raccroché, Fathom nous a envoyé un résumé de la réunion, y compris des points de repère sur ce que nous avions discuté. Ces points de repère ont capturé presque parfaitement le contenu que nous voulions transmettre.

Gamma

Maintenant que nous avions un solide plan généré par l’IA, nous avions besoin de le mettre dans un format que nous pouvions présenter à notre équipe. Gamma est un outil d’IA qui génère des présentations basées soit sur une brève invite, soit sur un plan complet. Plus vous lui donnez d’informations, comme tous les outils d’IA générative, mieux il fonctionne.

Gamma m’a offert des préférences de disposition et, en quelques secondes, a construit un deck. Il a fait un excellent travail pour organiser et affiner mon plan, et a varié l’apparence de chaque diapositive tout en conservant une apparence cohérente. Cependant, les images que Gamma a fournies n’ont pas tout à fait atteint la marque, donc je les ai remplacées par des images liées au matériel, et j’ai complété avec des photos d’une séance photo d’équipe. Cela a rendu la présentation familière et amusante au lieu d’être générée par l’IA. Les vice-présidents ont ensuite examiné le deck et apporté des modifications pour s’assurer qu’il était clair et transmettait tous les messages souhaités.

ChatGPT

Pour la formation sur la présentation, les points de repère générés par Fathom étaient suffisants, mais il y a quelques mois, j’étais dans une situation légèrement différente. J’avais besoin de préparer une présentation de formation aux médias pour un porte-parole de client. Quelques jours plus tôt, j’avais donné une séance de formation informelle aux médias à un autre porte-parole. J’ai téléchargé la transcription Fathom de cette séance de formation sur ChatGPT avec une invite demandant de l’organiser et de distiller les idées que j’avais discutées. ChatGPT a fait son travail en générant un plan, puis j’ai pu le nourrir dans Gamma pour une présentation à l’apparence polie.

L’IA ne peut pas tout faire… pas encore

Avant de livrer la formation des employés, nous avons décidé d’inclure des exemples pertinents de « présentation d’histoires » que nous pouvions examiner, montrant comment les présentations passées aux journalistes ont abouti à des articles dans les médias mettant en vedette nos clients. Nous avons également ajouté un exercice dans lequel les membres de l’équipe se sont associés et ont élaboré une présentation aux médias, que nous avons ensuite examinée et critiquée ensemble.

Les idées étaient les nôtres. L’exécution était la nôtre, mais l’IA nous a certainement aidés à mettre le matériel devant l’équipe rapidement et de manière organisée en quelques minutes au lieu d’heures – ou peut-être jamais. Nous ne sommes pas encore remplacés par l’IA, mais l’IA nous a fait gagner du temps et a pris away le stress de la préparation du contenu.

Nous voyons déjà de meilleurs résultats de la part de nos jeunes associés qui ont suivi la formation. Toute entreprise peut adopter cette pratique et rendre le développement professionnel plus accessible pour tout sujet qui nécessite un développement ultérieur des employés.