IA pour le bien : améliorer les parcours éducatifs mondiaux

Malgré des décennies de progrès, 251 millions de jeunes restent hors de l’école dans le monde. L’une des principales causes est le sous-investissement dans l’éducation, en particulier dans les pays à faible revenu.

Les progrès technologiques ont cependant ouvert de nouvelles possibilités pour soutenir l’éducation mondiale. L’IA améliore spécifiquement l’accès à l’éducation pour tous, en particulier dans les régions de pauvreté, où l’éducation contribue à la croissance économique locale.

Chorkor, au Ghana, est une région de pauvreté extrême qui manque de présence non gouvernementale nécessaire pour améliorer le bien-être général de ses communautés. BASICS International, une organisation non gouvernementale qui fournit une éducation, de la nourriture et des soins de santé aux enfants de Chorkor et des communautés environnantes appauvries, contribue aux initiatives éducatives et a constaté un succès mesurable avec l’aide des technologies de l’IA.

Le besoin : le pouvoir de l’IA

Basée à Queens, New York, avec un bureau à Chorkor, BASICS gère plus de 1 000 bénévoles entre les deux pays pour mettre fin aux cycles de pauvreté, d’analphabétisme, de faim et de travail des enfants en Afrique. Les initiatives de BASICS se concentrent sur l’aide à l’ensemble de la communauté pour sortir de la pauvreté, en allouant des fonds pour subventionner les frais de scolarité afin que les enfants puissent aller à l’école, et non pour travailler pour soutenir le ménage.

À mesure que BASICS a grandi en tant qu’organisation et que de plus en plus d’enfants se sont inscrits à l’école grâce à leur travail, ils ont réalisé qu’ils avaient besoin d’aide pour faire progresser et développer leurs processus. Lors de la conférence AWS re : Invent 2023, ils ont eu l’opportunité de présenter leur travail, où ils ont rencontré Vasion.

Après la conférence, Vasion a créé un logiciel propulsé par l’IA qui répond aux défis, aux besoins et aux objectifs à long terme uniques de BASICS. La solution a réussi à combler son fossé numérique tout en améliorant considérablement l’efficacité, aidant finalement à faire progresser et à développer l’organisation.

Le défi : des processus obsolètes et insuffisants

Depuis sa fondation en 2000, BASICS s’est appuyé sur des processus basés sur le papier au sein de l’organisation, et ces processus manuels ont entraîné des erreurs et des inefficacités. Tout, des sorties dans la communauté, à l’inscription des étudiants, et à la traçabilité des informations sur l’enfant, reposait sur des heures passées sur des documents papier souvent égarés, ce qui a finalement eu un impact sur les chances qu’un enfant ait accès à l’éducation nécessaire pour une meilleure qualité de vie.

De plus, BASICS manquait de technologie de base dans ses bureaux et dans la zone environnante de Chorkor, ce qui a entraîné d’importants défis de communication. Le bureau de Chorkor et le siège social ne pouvaient même pas communiquer sur des questions urgentes.

BASICS génère la majeure partie de ses revenus en partageant des histoires personnelles de ses étudiants avec des sponsors. Les étudiants échangent des lettres, des photos, des bulletins et d’autres réalisations avec leurs sponsors. Toute la correspondance était initialement écrite à la main et envoyée par la poste, ce qui a souvent retardé les réponses et a pris des mois.

Ces processus papier ont également démontré l’incapacité de l’organisation à partager des mises à jour sur les progrès d’un enfant et de son sponsor. Le personnel a mis un travail écrasant pour maintenir l’information en cours, et dans de nombreux cas, il a fallu en moyenne un an pour qu’un enfant et un sponsor communiquent. Finalement, les communications retardées ont eu un impact sur les dons et, souvent, un manque d’intérêt de la part d’un sponsor. En raison du manque de communication rapide, BASICS a dû restructurer, passant des donateurs individuels à des parrainages d’entreprise.

En plus des communications retardées, l’inscription des étudiants était une entreprise fastidieuse. Les bénévoles sont entrés dans les communautés avec uniquement du papier et un clipboard pour collecter des informations auprès de plusieurs familles. L’organisation a également rencontré des défis avec des documents physiques égarés, qui ont nécessité un travail en double ou ont abouti à une perte d’opportunité pour un étudiant.

La solution : une IA spécifique à leurs besoins

La première étape pour relever les défis de BASICS a consisté à identifier leurs lacunes et leurs objectifs, suivie de la création d’un logiciel spécifique à leurs besoins. La numérisation des processus avec l’IA pour augmenter le pouvoir de l’organisation et réduire les efforts humains était également nécessaire.

Lorsque les processus passent à un sans-papier, les charges de travail et les flux de travail doivent être gérés. La mise en œuvre d’AWS dans la plateforme d’automatisation de Vasion a aidé à améliorer les capacités de l’IA et à atténuer les flux de travail pour le personnel. Les technologies AWS ont aidé à atténuer 90 % des flux de travail en utilisant l’IA pour nettoyer et détecter les inefficacités.

La solution fonctionne en fournissant des flux de travail comme un système de contrôle. Avec chaque flux de travail, l’équipe de BASICS termine chaque étape avant de passer à la suivante. Cette conception aide à garantir que toutes les tâches sont acheminées correctement pour un système et une expérience sans faille – sans papier requis.

Les résultats : des opérations sans faille pour des parcours éducatifs sans faille

Avec tous les documents et processus numérisés, 10 employés de BASICS sont devenus aussi productifs que 30 employés.

Le personnel et les bénévoles de l’équipe de BASICS peuvent maintenant se rendre dans la communauté avec une tablette pour collecter des informations sur les étudiants, et toutes les données sont prêtes à être utilisées par le personnel dans leurs bureaux. Puisque l’IA aide à simplifier le processus, les travailleurs sociaux formés ne sont plus nécessaires pour l’inscription, permettant à davantage de personnel et de bénévoles de participer et d’étendre leur portée dans la communauté et les zones environnantes.

L’élimination du processus basé sur le papier a également réduit l’inscription des étudiants d’un minimum de cinq jours à deux heures ou moins. Les fonds liés à ces activités ont permis à BASICS de réaffecter des fonds à d’autres dépenses plus précieuses, comme la nourriture.

Le plus important, le temps de communication entre les étudiants et les sponsors a été considérablement amélioré. Au début de l’année scolaire, le sponsor reçoit sa carte de parrainage numérique, résumant l’étudiant et où il peut accéder à tout, des rapports de progrès, des réalisations, des photos et où envoyer et recevoir des lettres.

Grâce à l’IA, le sponsor reçoit des mises à jour régulières pendant le semestre scolaire, garantissant une communication constante sans ajout de fardeau. Ce qui prenait auparavant des heures pour qu’un enfant partage des mises à jour peut maintenant être fait en quelques secondes. Dans le même temps, le sponsor obtient une meilleure visibilité sur le pouvoir de sa connexion et sur la façon dont son aide change la vie des étudiants.

Enfin, tout est plus sécurisé. Par exemple, les fichiers contenant des informations sensibles sur les étudiants, des photos et des lettres sont maintenant stockés dans le cloud et protégés par des contrôles d’accès et des journaux d’audit, remplaçant ceux qui étaient précédemment stockés dans des classeurs et susceptibles de disparaître.

La promesse de l’IA : améliorer l’éducation pour le plus grand bien

Le pouvoir de la transformation numérique ne peut être négligé lorsqu’on réalise son potentiel pour inspirer des rêves et améliorer des communautés entières – en particulier celles défavorisées. L’IA joue un rôle crucial dans la création d’expériences plus inclusives et dans la promotion du progrès, et à mesure que les applications mûrissent, nous continuerons à voir l’éducation devenir plus accessible à tous.

L’intégration de l’IA dans le cadre de ce projet a permis à Vasion de les intégrer dans les fondements de sa solution d’automatisation. Vasion peut maintenant fournir ces services à d’autres organisations non gouvernementales confrontées à des défis organisationnels et de communication similaires en alimentant des processus comme les formulaires, les flux de travail et la production de rapports.

Comme exemple de la façon dont l’IA permet un changement positif, rendre les processus si simples que quiconque, à tout âge et à tout niveau d’éducation, puisse s’engager et accéder à une expérience numérique changera dramatiquement la façon dont nous abordons l’inclusivité dans le monde.