IA et automatisation : des armes dans la lutte contre la fraude AP

Par Akhil Sahai, directeur principal des produits, Kanverse

La fraude coûte aux entreprises environ 5 % de leur chiffre d’affaires annuel, selon une récente étude de l’Association of Certified Fraud Examiners (ACFE). Les fraudeurs regardent le département des comptes payables (AP) et voient des signes dollars parce que les contrôles sont généralement mauvais pour prévenir les attaques. Puisque cette fonction commerciale traite les paiements, elle est grande ouverte aux attaques de mauvais acteurs.

La fraude AP se divise en quelques modèles typiques, que nous examinerons ci-dessous. La bonne nouvelle est qu’il existe des mesures que les organisations peuvent prendre pour réduire le risque de ces événements.

Fournisseurs qui n’existent pas

La majorité des entreprises font des affaires avec un étable de fournisseurs et de vendeurs. Ils effectuent des achats réguliers, et les paiements sont souvent préapprouvés sans beaucoup d’inspection et de scrutation. Mais des sociétés fictives peuvent imiter les vendeurs réels et envoyer des factures fictives, et cette facturation fictive peut être difficile à détecter. C’est également coûteux – cela peut coûter 100 000 $ par instance, selon l’AC.

Des menaces de ce type peuvent également provenir de l’intérieur. Il est possible qu’un employé crée des fournisseurs fictifs et envoie des factures fictives. Un exemple de ceci est une femme de l’Oregon qui a détourné des millions de dollars de son entreprise pendant près de 15 ans.

Factures pour des biens qui n’existent pas

Dans une veine similaire, les fraudeurs peuvent collaborer avec des employés pour créer des demandes de paiement pour des biens/services que l’entreprise n’a pas reçus, puis garder le paiement traité pour eux-mêmes. C’est ce qui s’est passé avec un ancien employé de Honda dans l’Ohio, qui a escroqué l’entreprise de 750 000 $.

Facturation pour rien

Parfois, un vendeur ajoute intentionnellement de nouveaux éléments de ligne pour gonfler le montant dû. Lorsqu’un processus AP est manuellement piloté et connaît une augmentation du volume de factures, ces éléments de ligne ajoutés à tort peuvent passer inaperçus. Et cela entraîne le fait que l’entreprise est facturée en trop.

Parfois, de nombreux paiements de vendeurs sont traités sur la base de la même facture, ce qui peut se produire lorsqu’il y a plus de deux copies de la même facture à l’intérieur du système et qu’un membre de l’équipe AP (involontairement) initie le paiement pour toutes les copies. Cela peut se produire pour diverses raisons, allant d’une simple erreur à une intention malveillante. Quelle que soit la cause, cela peut avoir un impact négatif sur l’entreprise.

Lutter contre la fraude avec l’automatisation

Une tendance malheureuse est l’émergence rapide de nouvelles façons de tromper les départements AP. Heureusement, avec les progrès des technologies alimentées par l’IA, il est devenu possible pour les entreprises de développer des stratégies préventives et d’atténuer les risques. L’automatisation et l’IA/ML peuvent lutter contre la fraude avec plusieurs fonctions clés. Ceux-ci incluent :

Automatisation du flux de travail d’approbation

L’automatisation assure la conformité en laissant une trace numérique des actions effectuées à chaque étape. Les approbations automatisées réduisent les processus d’approbation manuelle chronophages. La formation et la sensibilisation peuvent aider à contrer toute intention malveillante.

Automatisation de la révision des factures alimentée par l’IA

La correspondance des documents clés générés au cours des étapes d’approvisionnement est nécessaire pour développer une protection essentielle contre la fraude des comptes payables. Cela inclut la correspondance des informations de ligne d’élément de facture avec les détails de la commande d’achat, la révision des reçus pour s’assurer que les biens et services ont été livrés, et cela implique souvent le balayage d’autres communications avec le vendeur. Cela peut prendre des jours lorsqu’il est effectué manuellement, mais avec le déploiement de l’automatisation alimentée par l’IA, l’ensemble du cycle de réconciliation peut se produire en quelques minutes.

Surveillance et suivi de la malveillance des employés

Les employés qui commettent des fraudes AP ont tendance à travailler seuls ou en petits groupes après avoir obtenu des informations stratégiques sur les opérations. L’utilisation de systèmes technologiques capables de suivre et de surveiller les engagements des employés en temps réel peut contrer les comportements et les intentions malveillants grâce à des capacités telles que la détection d’anomalies. La formation des employés dans ce domaine est également importante pour accroître la sensibilisation. La création d’un programme de fidélité peut également aider à tracer une voie vers des actions éthiques.

Assurer la conformité avec des solutions numériques

Les organisations peuvent réduire la fraude AP en numérisant l’ensemble du flux de travail de traitement des factures. La numérisation calibre les actions avec des horodatages, qui peuvent être utilisés plus tard pour effectuer des audits de système. De tels systèmes peuvent être conçus pour générer des rapports automatisés – où les activités des employés peuvent être surveillées et les domaines d’amélioration subséquents peuvent être identifiés. De plus, les alertes en temps réel fournissent aux administrateurs des informations holistiques sur les opérations de processus.

Créer une fonctionnalité de correspondance de vendeur

Il est de plus en plus important de détecter les factures générées par des sociétés fictives à leurs premiers stades, avant que des dommages ne soient causés. La détection peut être effectuée par la technologie de correspondance floue, dans laquelle le système scanne plusieurs référentiels, examine la base de données de vendeurs existante et vérifie divers documents pour détecter les faux.

Solutions modernes à un problème ancien

En termes de fraude, où il y a une volonté, il y a un moyen. Les personnes internes et externes qui ont l’intention de voler votre entreprise continueront à trouver de nouvelles façons de le faire. Mais les entreprises peuvent se réjouir de savoir que l’IA et l’automatisation sont à la hauteur de la tâche de déraciner la fraude. L’ajout de ces technologies à votre département AP vous aidera à découvrir et à prévenir la fraude. L’équipe AP peut pivoter vers des tâches moins fastidieuses et plus axées sur les affaires, et votre organisation économisera de l’argent et des tracas.