Intelligence Artificielle et Automatisation : Des Armes dans la Bataille Contre la Fraude AP

Par Akhil Sahai, directeur principal des produits, Kanverse

La fraude coûte aux entreprises environ 5 % de leur chiffre d’affaires annuel, selon une récente étude de l’Association of Certified Fraud Examiners (ACFE). Les fraudeurs considèrent le département des comptes payables (AP) comme une cible facile en raison des contrôles souvent insuffisants pour prévenir les attaques. Puisque cette fonction commerciale traite les paiements, elle est vulnérable aux attaques de mauvais acteurs.

La fraude AP se manifeste généralement sous plusieurs formes, que nous examinerons ci-dessous. La bonne nouvelle est qu’il existe des mesures que les organisations peuvent prendre pour réduire le risque de ces types de fraude.

Fournisseurs inexistantes

La plupart des entreprises font affaire avec un ensemble de fournisseurs et de vendeurs. Ils effectuent des achats réguliers et les paiements sont souvent préapprouvés sans inspection ni examen approfondi. Mais des sociétés fictives peuvent imiter les véritables vendeurs et envoyer de fausses factures, ce qui peut être difficile à détecter. Cela peut également être coûteux – jusqu’à 100 000 $ par instance, selon l’AC.

Des menaces de ce type peuvent également provenir de l’intérieur. Il est possible qu’un employé crée des fournisseurs fictifs et envoie des factures fictives. Un exemple est celui d’une femme de l’Oregon qui a détourné des millions de dollars de son entreprise pendant près de 15 ans.

Factures pour des biens qui n’existent pas

Dans une veine similaire, les fraudeurs peuvent collaborer avec des employés pour créer des demandes de paiement pour des biens ou des services que l’entreprise n’a pas reçus, puis conserver le paiement traité pour leur propre compte. C’est ce qui s’est passé avec un ancien employé de Honda dans l’Ohio, qui a escroqué l’entreprise de 750 000 $.

Facturation pour rien

Parfois, un fournisseur ajoute intentionnellement de nouvelles lignes pour gonfler le montant dû. Lorsqu’un processus AP est manuel et connaît un afflux de factures, ces lignes ajoutées à tort peuvent passer inaperçues. Et cela aboutit à ce que l’entreprise soit facturée en trop.

Parfois, plusieurs paiements de fournisseurs sont traités sur la base de la même facture, ce qui peut se produire lorsque plusieurs copies de la même facture circulent dans le système et qu’un membre de l’équipe AP (involontairement) initie le paiement pour toutes les copies. Cela peut se produire pour diverses raisons, allant d’une simple erreur à une intention malveillante. Quelle que soit la cause, cela peut avoir un impact négatif sur l’entreprise.

Lutter contre la fraude avec l’automatisation

Une tendance malheureuse est l’émergence rapide de nouvelles méthodes pour escroquer les départements AP. Heureusement, grâce aux progrès des technologies alimentées par l’IA, il est devenu possible pour les entreprises de développer des stratégies préventives et d’atténuer les risques. L’automatisation et l’IA/ML peuvent lutter contre la fraude avec plusieurs fonctions clés. Celles-ci incluent :

Automatisation du flux de travail d’approbation

L’automatisation garantit la conformité en laissant une trace numérique des actions effectuées à chaque étape. Les approbations automatisées réduisent les processus d’approbation manuels chronophages. La formation et la sensibilisation peuvent aider à prévenir toute intention malveillante.

Examen de facture automatisé alimenté par l’IA

La correspondance des documents clés générés au cours des étapes d’approvisionnement est nécessaire pour développer une protection essentielle contre la fraude des comptes payables. Cela inclut la correspondance des informations de ligne de facture avec les détails de la commande d’achat, l’examen des reçus pour s’assurer que les biens et services ont été livrés, et cela implique souvent l’examen d’autres communications avec le fournisseur. Cela peut prendre des jours lorsqu’il est effectué manuellement, mais avec le déploiement de l’automatisation alimentée par l’IA, l’ensemble du cycle de réconciliation peut se produire en quelques minutes.

Surveillance et suivi des intentions malveillantes des employés

Les employés qui commettent une fraude AP ont tendance à travailler seuls ou en petits groupes après avoir obtenu des informations stratégiques sur les opérations. L’utilisation de systèmes technologiques capables de suivre et de surveiller les interactions des employés en temps réel peut prévenir les comportements et les intentions malveillants grâce à des capacités telles que la détection d’anomalies. La formation des employés dans ce domaine est également importante pour accroître la sensibilisation. La mise en place d’un programme de fidélisation peut également aider à tracer une voie vers des actions éthiques.

Assurer la conformité avec des solutions numériques

Les organisations peuvent réduire la fraude AP en numérisant l’ensemble du flux de travail de traitement des factures. La numérisation calibre les actions avec des horodatages, qui peuvent être utilisés plus tard pour effectuer des audits de système. De tels systèmes peuvent être conçus pour générer des rapports automatisés – où les activités des employés peuvent être surveillées et les domaines d’amélioration subséquents peuvent être identifiés. De plus, les alertes en temps réel fournissent aux administrateurs une vue d’ensemble des opérations de processus.

Création d’une fonctionnalité de correspondance de fournisseurs

Il est de plus en plus important de détecter les factures générées par des sociétés fictives à leurs premiers stades, avant que des dommages ne soient causés. La détection peut être effectuée à l’aide de la technologie de correspondance floue, dans laquelle le système scanne plusieurs référentiels, examine la base de données de fournisseurs existants et vérifie divers documents pour détecter les faux.

Solutions modernes à un problème ancien

En termes de fraude, où il y a une volonté, il y a un moyen. Les employés internes et externes qui ont l’intention de voler votre entreprise continueront à trouver de nouvelles méthodes pour le faire. Mais les entreprises peuvent prendre confiance dans le fait que l’IA et l’automatisation sont à la hauteur de la tâche pour éradiquer la fraude. L’ajout de ces technologies à votre département AP aidera à découvrir et à prévenir la fraude. L’équipe AP peut se concentrer sur des tâches moins fastidieuses et plus axées sur les affaires, et votre organisation économisera de l’argent et des tracas.