IA et automatisation : les armes dans la bataille contre la fraude AP

Par Akhil Sahai, chef de produit, Kanverse

La fraude coûte aux entreprises environ 5 % du chiffre d'affaires annuel, la Association d'examinateurs certifiés en fraude (ACFE) a noté dans un rapport récent. Les fraudeurs regardent le service des comptes fournisseurs (AP) et voient des signes de dollar car il y a généralement de mauvais contrôles en place pour prévenir les attaques. Étant donné que cette fonction commerciale traite les paiements, elle est largement ouverte au ciblage par de mauvais acteurs.

La fraude AP se décompose en quelques modèles typiques, que nous examinerons ci-dessous. La bonne nouvelle est que les organisations peuvent prendre des mesures pour réduire le risque que cela se produise.

Des vendeurs qui n'existent pas

La majorité des entreprises font des affaires avec une écurie de fournisseurs et de vendeurs. Ils font des achats de routine et les paiements sont souvent pré-approuvés sans beaucoup d'inspection et de contrôle. Mais les fausses entreprises peuvent imiter les fournisseurs réels et envoyer de fausses factures, et cette fausse facturation peut être difficile à détecter. C'est aussi cher - cela peut coûter 100,000 XNUMX $ par instance, selon AC.

Les menaces de ce type peuvent également provenir de l'intérieur. Il est possible pour un employé de créer de faux fournisseurs et d'envoyer de fausses factures. Un exemple de ceci est une femme de l'Oregon qui a détourné des millions de dollars de son entreprise pendant près de 15 ans.

Factures pour des marchandises qui n'existent pas

Dans le même ordre d'idées, les fraudeurs peuvent collaborer avec les employés pour créer des demandes de paiement pour des biens/services que l'entreprise n'a pas reçus, puis conserver le paiement traité pour eux-mêmes. C'est ce qui s'est passé avec un ancien employé de Honda dans l'Ohio, qui a fraudé l'entreprise de 750,000 XNUMX $.

Faire payer pour rien

Parfois, un fournisseur ajoute intentionnellement de nouveaux postes pour gonfler le montant dû. Lorsqu'un processus AP est piloté manuellement et connaît une augmentation du volume de factures, ces éléments de ligne ajoutés à tort peuvent passer inaperçus. Et cela se traduit par une surfacturation de l'entreprise.

Parfois, de nombreux paiements de fournisseurs sont traités sur la base de la même facture, ce qui peut se produire lorsque plus de deux copies de la même facture flottent dans le système et qu'un membre de l'équipe AP initie (par inadvertance) le paiement de toutes les copies. Cela peut arriver pour diverses raisons, allant d'une simple erreur à une intention malveillante. Indépendamment de la causalité, cela peut avoir un impact négatif sur l'entreprise.

Lutter contre la fraude grâce à l'automatisation

Une tendance malheureuse est l'émergence rapide de nouvelles façons d'escroquer les départements AP. Heureusement, avec les progrès des technologies basées sur l'IA, il est devenu possible pour les entreprises de développer des stratégies préventives et d'atténuer les risques. L'automatisation et l'IA/ML peuvent lutter contre la fraude grâce à plusieurs fonctions clés. Ceux-ci inclus:

Automatisation du workflow d'approbation

L'automatisation garantit la conformité en laissant une trace numérique des actions effectuées à chaque étape. Les approbations automatisées réduisent les longs processus d'approbation manuelle. La formation et la sensibilisation peuvent aider à contrecarrer toute intention malveillante.

Automatisation de la révision des factures alimentée par l'IA

Il est nécessaire de faire correspondre les documents clés générés au cours des étapes d'approvisionnement pour développer une protection essentielle contre la fraude sur les comptes fournisseurs. Cela comprend la mise en correspondance des informations sur les articles de la facture avec les détails du bon de commande, l'examen des reçus pour s'assurer que les biens et les services ont été livrés, et cela implique souvent la numérisation d'autres communications avec le fournisseur. Cela peut prendre des jours lorsqu'il est effectué manuellement, mais avec le déploiement de l'automatisation alimentée par l'IA, l'ensemble du cycle de rapprochement peut se dérouler en quelques minutes.

Surveillance et suivi des intentions malveillantes des employés

Les initiés qui commettent une fraude AP ont tendance à travailler seuls ou en petits groupes après avoir obtenu des informations stratégiques sur les opérations. L'utilisation de systèmes technologiques capables de suivre et de surveiller les engagements des employés en temps réel peut contrecarrer les comportements et les intentions malveillants grâce à des fonctionnalités telles que la détection des anomalies. La formation des employés dans ce domaine est également importante pour accroître la sensibilisation. Construire un programme de fidélité peut également aider à tracer la voie vers des actions éthiques.

Faire respecter la conformité avec les solutions numériques

Les organisations peuvent réduire la fraude AP en numérisant l'intégralité du workflow de traitement des factures. La numérisation calibre les actions avec des horodatages, qui peuvent ensuite être utilisés pour effectuer des audits du système. De tels systèmes peuvent être conçus pour générer des rapports automatisés - où les activités des employés peuvent être surveillées et les domaines d'amélioration ultérieurs peuvent être identifiés. De plus, les alertes en temps réel fournissent aux administrateurs des informations globales sur les opérations de processus.

Création d'une capacité d'appariement des fournisseurs

Il est de plus en plus important de détecter les factures générées par de fausses entreprises à ses débuts, avant que des dommages ne soient causés. La détection peut être effectuée grâce à la technologie de correspondance floue, dans laquelle le système analyse plusieurs référentiels, parcourt la base de données des fournisseurs existants et vérifie divers documents pour détecter les contrefaçons.

Des solutions modernes à un problème séculaire

En termes de fraude, là où il y a une volonté, il y a un moyen. Les initiés et les étrangers qui ont l'intention de vous voler continueront à trouver de nouvelles façons de le faire. Mais les entreprises peuvent se rassurer en sachant que le ML et l'automatisation sont à la hauteur de la tâche d'éradiquer la fraude. L'ajout de ces technologies à votre service AP vous aidera à découvrir et à prévenir la fraude. L'équipe AP peut se tourner vers des tâches moins banales et plus axées sur l'entreprise, et votre organisation économisera de l'argent et des tracas.