5 parimat AI dokumendihalduslahendust (mai 2024)

Kiirel digiajastul otsivad ettevõtted pidevalt uuenduslikke lahendusi oma dokumendihaldusprotsesside tõhustamiseks. Kuna tehisintellekt (AI) muudab tänapäevase töö erinevaid aspekte, on tehisintellektipõhised dokumendihaldussüsteemid tõusnud mängu muutjatena, pakkudes võrratut tõhusust, täpsust ja turvalisust. Need tööriistad kasutavad jõudu masinõpe, loomuliku keele töötlemineja intelligentne automatiseerimine, mis lihtsustab kriitiliste äridokumentide loomist, salvestamist ja otsimist.

Alates intelligentsest dokumentide klassifitseerimisest ja ekstraheerimisest kuni sujuva integreerimiseni olemasolevate töövoogudega – need parimad tehisintellekti dokumendihaldustööriistad pakuvad laia valikut funktsioone, mis on loodud erinevate ärivajaduste rahuldamiseks. Selles artiklis uurime parimaid tehisintellekti dokumendihalduslahendusi, mis määratlevad ümber viisi, kuidas organisatsioonid oma digitaalseid varasid haldavad, võimaldades teil teha teadlikke otsuseid, kui valite oma organisatsiooni dokumendihaldusnõuete jaoks ideaalse platvormi.

1. FabSoft DeskConnect

FabSoft DeskConnect on võimas dokumendihõive ja optilise märgituvastuse (OCR) tarkvaralahendus, mis lihtsustab erinevatest allikatest pärit dokumentide hõivamise, töötlemise ja levitamise protsessi. Tarkvara on loodud sujuvalt integreeruma olemasolevate töövoogudega, toetades laia valikut dokumenditüüpe ja allikaid, nagu prindidraiverid, kaustad, veebibrauserid ja meilisüsteemid.

Tehisintellekti ja masinõppe tehnoloogiaid kasutades automatiseerib DeskConnect andmete kogumise protsessi, tuvastades ja eraldades dokumentidest asjakohast teavet. See funktsioon vähendab oluliselt vajadust andmete käsitsi sisestamise järele, säästab aega ja minimeerib vigade tekkimise riski. Tarkvara täiustatud OCR-võimalused tagavad rasterdokumentide töötlemisel suure täpsuse, muutes selle usaldusväärseks valikuks erinevate dokumendivormingutega tegelevatele ettevõtetele.

FabSoft pakub ka dokumendikaaslast täiustatud AI-vestluse integratsiooniga, mida toetab ChatGPT. See tipptasemel täiustus määratleb uuesti dokumendihalduse, lihtsustades dokumentide importi ja liitmist, pakkudes kiiret juurdepääsu tehisintellektil töötavale vestlusele tõhusaks dokumendianalüüsiks ja tagades täpsuse tipptasemel OCR-tehnoloogiaga.

FabSoft DeskConnecti põhifunktsioonid:

• Mitmekülgne dokumenditugi: Mahutab prindidraivereid, kaustu, veebibrausereid, meilisüsteeme ja palju muud.
• Arukas andmete ekstraheerimine: Kasutab tehisintellekti ja masinõpet dokumentide andmete automaatseks tuvastamiseks ja nendest eraldamiseks.
• Suurepärane OCR-jõudlus: Pakub rasterdatud dokumentide jaoks tööstusharu juhtivat täpsust.
• Sujuv dokumentide levitamine: Automatiseerib dokumentide jäädvustamist ja levitamist pilve- või kohapealsetes lahendustes, sealhulgas Microsoft OneDrive, SharePoint ja Power Apps.
• Kohandatav API: Pakub kasutajasõbralikku API-d, mis võimaldab pistikprogrammidel kontrollida dokumentide edastamist ning automatiseerida toiminguid ja esitamismeetodeid.
• Tugevad turvameetmed: Rakendab tipptasemel turbefunktsioone, et kaitsta dokumentide konfidentsiaalsust ja piirata juurdepääsu volitatud kasutajatele.

FabSoft DeskConnecti kasutajasõbralik API annab ettevõtetele võimaluse luua kohandatud töövooge ja integratsioone, optimeerides veelgi nende dokumentide töötlemise ja andmete eraldamise protsesse. Tarkvara tugevad turvameetmed tagavad, et tundlikud dokumendid jäävad konfidentsiaalseks ja on juurdepääsetavad ainult volitatud töötajatele.

2. DocuPhase

Allikas: DocuPhase

DocuPhase on kõikehõlmav dokumendihaldustarkvara lahendus, mis on loodud dokumentide säilitamise, skannimise, otsimise ja arhiveerimise protsesside optimeerimiseks mis tahes suurusega ettevõtete jaoks. See platvorm ületab lihtsa digitaalse kartoteekapi võimalused, pakkudes funktsioone, mis haldavad, jälgivad ja lõpetavad käimasolevat tööd, suurendades oluliselt tootlikkust.

Üks DocuPhase'i silmapaistvamaid funktsioone on selle AI-toega andmete kogumise ja dokumentide otsimise võimalused. Need intelligentsed tööriistad lihtsustavad mitmesugustest dokumentidest olulise teabe väljavõtmist ja vanadest failidest andmete toomist. AI-põhine funktsioon suudab kiiresti skannida mitmeleheküljelisi dokumente, tuvastada ja eraldada asjakohast teavet, kõrvaldades seeläbi vajaduse aeganõudvate käsitsiotsingute järele. Lisaks võimaldavad platvormi AI ja masinõppe võimalused automaatset failide marsruutimist ja indekseerimist, säästes kasutajate väärtuslikku aega ja vaeva.

DocuPhase'i põhifunktsioonid:

• AI-toega andmehõive: Olulise teabe intelligentne eraldamine erinevatest dokumentidest.
• Tõhus dokumentide otsimine: Kiire ja täpne andmete hankimine vanadest failidest, kasutades täiustatud tehisintellekti võimalusi.
• Failide automaatne marsruutimine ja indekseerimine: Tehisintellektil ja masinõppel põhinev automatiseerimine dokumentide sujuvamaks korraldamiseks.
• Sujuv integreerimine: Ühilduvus levinud platvormidega, nagu ettevõtte ressursside planeerimise (ERP) süsteemid, suurendab mitmekülgsust ja vähendab programmide vahetamist.
• Turvaline pilvepõhine lahendus: Intuitiivne liides digitaalsete dokumentide salvestamiseks ja tarbetu paberitöö kõrvaldamiseks.
• Täpsemad otsingufunktsioonid: Märksõna ja konfigureeritavad otsingutööriistad dokumentide kiireks otsimiseks.
• Kasutajasõbralik liides: Lihtsalt õpitav tarkvara koos juhendatud koolitusega sujuvaks liitumiseks ja töövoo integreerimiseks.

DocuPhase'i integratsioonisõbralik olemus võimaldab sellel sujuvalt ühendada teiste levinud platvormidega, näiteks ERP-süsteemidega, muutes selle mitmekülgseks tööriistaks igapäevaste toimingute tegemiseks. See integratsioon vähendab aega, mille kasutajad kulutavad programmide vahel vahetamisele, muutes nende töövoo sujuvamaks. Tarkvara pilvepõhine lahendus pakub turvalise ja intuitiivse liidese digitaalsete dokumentide salvestamiseks, kõrvaldades tõhusalt tarbetu paberimajanduse.

3. Fluix

Fluix on esmalt mobiilne dokumendi- ja töövoohaldusplatvorm, mis on kohandatud väliteenuste haldamiseks. See uuenduslik tarkvara võimaldab ettevõtetel tsentraliseeritud hoidlas kriitilisi dokumente ja vorme turvaliselt salvestada ja neile juurde pääseda. Pakkudes väliteeninduse tehnikutele ja juhtidele lihtsat juurdepääsu olulistele failidele isegi kohtades, kus Interneti-ühendus on piiratud või puudub, lihtsustab Fluix kaugtööd ja suurendab üldist tootlikkust.

Üks Fluixi põhifunktsioone on kohandatud töövood, mis soodustavad tõhusat suhtlust ja vastutust meeskonnaliikmete vahel. Platvorm võimaldab reaalajas värskendusi ja teavitusi uute ülesannete, muudatuste või oluliste sõnumite kohta, tagades, et kõik sidusrühmad on kursis ja nendega kursis. Fluixi automaatne failide marsruutimise ja indekseerimise võimalused vähendavad oluliselt käsitsi tööd, võimaldades ettevõtetel oma töövooge optimeerida ja tõhusust suurendada.

Fluixi peamised omadused:

• Mobiilipõhine disain: Optimeeritud väliteenuste haldamiseks, võimaldades dokumentide turvalist salvestamist ja juurdepääsu liikvel olles.
• Tsentraliseeritud dokumendihoidla: Pakub ühte ja hõlpsasti ligipääsetavat asukohta kriitiliste valdkonnaga seotud dokumentide jaoks.
• Kohandatud töövood: Hõlbustab suhtlust ja vastutust meeskonnaliikmete vahel reaalajas värskenduste ja märguannete kaudu.
• Sujuv integreerimine: Ühildub tavaliste platvormidega, nagu ERP-süsteemid, lihtsustades igapäevaseid toiminguid ja minimeerides programmide vahetamist.
• OCR-tehnoloogia: Toetab optilist märgituvastust tekstipiltide täpseks teisendamiseks masinkodeeritud tekstiks.
• AI vestluse funktsioon: ChatGPT toel pakub kohest juurdepääsu dokumentidega seotud teabele, välistades käsitsi otsimise.
• Kasutajasõbralik seadistus: OpenAI Chati funktsiooni lihtne seadistamine rakenduses Document Companion.

Fluixi integratsioonisõbralik arhitektuur võimaldab sellel sujuvalt ühenduda teiste levinud platvormidega, näiteks ERP-süsteemidega. See integratsioon võimaldab ettevõtetel igapäevaseid toiminguid tõhusamalt hallata ja vähendab programmide vahel vahetamisele kuluvat aega. Lisaks toetab Fluix OCR-tehnoloogiat, tagades, et tehisintellekti vestlusfunktsioonile edastatavad andmed on täpsed ja põhjalikud üksikasjaliku analüüsi jaoks.

4. M-failid

M-Files on intelligentne teabehaldusplatvorm, mis pakub nutikamat lähenemist sisu haldamisele kogu selle elutsükli jooksul. Sisu sujuva ühendamise ja intelligentse automatiseerimise võimendamisega annab M-Files teadmustöötajatele võimaluse olla produktiivsem, edastades õiget teavet õigetele inimestele õigel ajal.

Platvorm pakub terviklikku ülevaadet kogu organisatsiooni sisust, ilma et oleks vaja keerukat ja kulukat migratsiooni ühte hoidlasse. M-Filesi digitaalse dokumendihalduslahenduse uhkuseks on võimsad otsingu- ja otsinguvõimalused, mis võimaldavad kasutajatel kiiresti ja hõlpsalt dokumente leida, ilma et nad peaksid raiskama aega vales kohas olevate failide otsimisele või raskustele meeldejätmisega, kuhu midagi salvestati. Platvorm lihtsustab ka dokumentide loomist, pakkudes malle, lihtsaid nimede andmise ja salvestamise funktsioone ning võimalust paljastada peidetud dokumente ja tumedaid andmeid tehisintellekti toega tehnoloogia abil.

M-Filesi põhifunktsioonid:

• Arukas teabehaldus: Ühendab ühendatud sisu ja intelligentse automatiseerimise, et tõsta tootlikkust ja pakkuda sisust 360-kraadist vaadet.
• Kiire otsing ja hankimine: Võimaldab kasutajatel leida dokumente kiiresti ja lihtsalt, säästes aega ja vaeva.
• Dokumendi loomine on lihtsustatud: Pakub malle, dokumentide hõlpsat nimetamist ja salvestamist ning peidetud dokumentide ja tumedate andmete avastamist.
• Automatiseeritud vastavus ja turvalisus: Tagab vastavuse ettevõtte põhimõtetele ja eeskirjadele ning tagab andmete turvalisuse juurdepääsuõiguste ja krüptimise kaudu.
• Sujuv koostöö: Võimaldab dokumente samaaegselt kaasautoriks kirjutada, kommenteerida ja annoteerida.
• Integreerimine populaarsete tööriistadega: Pakub integreerimist Microsoft Teamsi, Salesforce'i, SharePointi, Outlooki ja muude laialdaselt kasutatavate rakendustega.
• AI-toega protsessid: Kasutab tehisintellekti (nt M-Files Aino) teabe korraldamiseks, dokumendi konteksti mõistmiseks ja teadmistega suhtlemiseks loomuliku keele abil.

M-Filesi automatiseerimisvõimalused tõhustavad vastavust ettevõtte põhimõtetele ja eeskirjadele, tagavad andmete turvalisuse rangete juurdepääsuõiguste ja ettevõtte tasemel krüptimise kaudu ning võimaldavad lihtsat koostööd dokumentide üheaegse kaasautorluse, kommenteerimise ja märkuste tegemise kaudu. Väga konfigureeritavale platvormile ehitatud M-Filesi saab API-de, lahendusmallide ja kolmandate osapoolte lisandmoodulite abil hõlpsasti kohandada, et see vastaks konkreetsetele ärivajadustele.

5. SharePointi AI

Allikas: Microsoft

Microsoft SharePoint on võimas koostöö- ja dokumendihaldusplatvorm, mis AI-tehnoloogiatega integreerituna muudab töövooge, tõhustab koostööd ja tõstab organisatsioonide tootlikkust. Lisades SharePointi tehisintellekti võimalused, saavad ettevõtted automatiseerida protsesse, lihtsustada dokumendihaldust, parandada otsingufunktsioone ja saada andmetest väärtuslikku teavet.

SharePointi AI annab töötajatele võimaluse töötada nutikamalt ja kiiremini, vähendades samal ajal käsitsi tehtavaid jõupingutusi ja parandades tootlikkust. Platvorm pakub mitmesuguseid eeliseid, sealhulgas intelligentset dokumendihaldust, töövoo automatiseerimist, vestlusrobotite integreerimist ja ennustavat analüüsi, mis võimaldab organisatsioonidel optimeerida toiminguid, tõhustada koostööd ja püsida konkurentsis tänapäeva maastikul. Täiustatud sisuhalduse ja kogemuste platvorm SharePoint Premium pakub tehisintellekti, automatiseerimist ja lisaturvalisust sisu kasutuskogemustesse, töötlemisesse ja haldamisse, aidates organisatsioonidel hallata ja kaitsta kriitilist sisu kogu selle elutsükli jooksul.

SharePointi AI põhifunktsioonid:

• Arukas dokumendihaldus: Tehisintellektil põhinev dokumentide töötlemine, teabe automaatne klassifitseerimine, eraldamine ja märgistamine dokumentidest, mis suurendab tõhusust ja täiustab töövooge.
• Töövoo automatiseerimine: AI-ga täiustatud töövoo automatiseerimine analüüsib ajaloolisi andmeid, õpib varasematest otsustest ja teeb intelligentseid valikuid ülesannete ja dokumentide marsruutimisel.
• Vestlusbotite integreerimine: AI-toega vestlusrobotid, mis on integreeritud SharePointiga, võimaldavad töötajatel süsteemiga suhelda loomuliku keele kaudu, pakkudes koheseid vastuseid ja tuge.
• Ennustav analüüs: Kasutab tehisintellekti andmete analüüsimiseks ja väärtuslike teadmiste pakkumiseks, võimaldades organisatsioonidel teha andmepõhiseid otsuseid ja püsida ees.
• Täiustatud sisuhaldus: AI, automatiseerimine ja sisukogemuse, töötlemise ja haldamise turvalisuse lisamine, aidates organisatsioonidel hallata ja kaitsta kriitilist sisu kogu selle elutsükli jooksul.
• Suure väärtusega dokumendilahendused: pakub lahendusi tööks suure väärtusega dokumentidega, nagu lepingud, tööaruanded, tellimused ja arved.

SharePointi AI intelligentsed dokumendihaldusvõimalused võimaldavad dokumentidest teavet automaatselt klassifitseerida, eraldada ja sildistada, mis suurendab tõhusust ja sujuvamaks töövoogusid. Platvormi ennustavad analüütikavõimalused võimendavad tehisintellekti andmete analüüsimiseks ja väärtuslike teadmiste pakkumiseks, võimaldades organisatsioonidel teha andmepõhiseid otsuseid ja püsida ees.

Täiustage oma töövoogu AI dokumendihalduslahendustega

Tänapäeva kiires ärikeskkonnas on AI-põhised dokumendihalduslahendused muutunud olulisteks tööriistadeks organisatsioonidele, kes soovivad oma töövooge sujuvamaks muuta, koostööd tõhustada ja tootlikkust tõsta. Selles artiklis käsitletud tehisintellekti dokumendihalduslahendused pakuvad laia valikut funktsioone ja võimalusi, mis on loodud erinevate ärivajaduste rahuldamiseks.

Alates intelligentsest dokumentide klassifitseerimisest ja ekstraheerimisest kuni sujuva integreerimiseni olemasolevate töövoogudega – need tööriistad kasutavad tehisintellekti jõudu, et lihtsustada kriitiliste äridokumentide loomist, salvestamist ja otsimist. Automatiseerides käsitsi protsesse, täiustades otsingufunktsioone ja pakkudes väärtuslikku teavet, võimaldavad need lahendused organisatsioonidel optimeerida oma tegevust, vähendada kulusid ja juhtida paremaid otsuseid.