El futuro del trabajo en equipo: cómo las herramientas basadas en IA están remodelando la colaboración

cuando la película Sus libros introductorios a las enseñanzas salió en 2013, la idea de que un humano pudiera entablar una relación con un asistente impulsado por IA era difícil de imaginar, por no decir un poco distópica. 11 años después, las herramientas de inteligencia artificial no están reemplazando a las parejas románticas (todavía), pero desempeñan papeles cada vez más importantes en el lugar de trabajo. De hecho, investigadores están cambiando su percepción de la IA, de una herramienta a un miembro colaborativo del equipo. Las investigaciones Sin embargo, ha descubierto que agregar un compañero de equipo de IA puede reducir la coordinación, la comunicación y la confianza. A pesar de estos desafíos, muchas organizaciones están encontrando formas de incorporar la IA en sus operaciones sin perjudicar la colaboración en equipo. Capacitar y delinear cómo utilizar la IA es clave. 

En Jotform, hemos integrado la IA en los procesos de todas las funciones comerciales. Ha transformado la dinámica de nuestro equipo, mejorando la comunicación y aumentando la productividad en las tareas importantes. He aquí un vistazo más de cerca a cómo. 

Gestión de proyectos sin necesidad de paciencia

Algunos dicen que la paciencia es una virtud, pero en el contexto de la gestión de proyectos en equipo, la paciencia está sobrevalorada. Los cuellos de botella destruyen el impulso y minan la motivación. No hay nada peor que sentirse inspirado y lleno de energía, sólo para esperar ansiosamente la respuesta de un miembro del equipo. Sin mencionar que se pierde un tiempo precioso. 

Las herramientas de gestión de tareas impulsadas por IA pueden transformar la dinámica típica de los proyectos de equipo al eliminar muchas de las dependencias que tienden a detener el progreso. Por ejemplo, si es gerente, utilizar una herramienta de gestión de proyectos basada en IA puede brindarle información sobre el flujo de trabajo de un empleado sin tener que preguntar. Las herramientas de inteligencia artificial pueden encontrar formas de ahorrar tiempo e impulsar la productividad colectiva. 

Considera un plataforma de gestión del trabajo como Asana: sus funciones de IA pueden sugerir los siguientes pasos de un proyecto, señalar posibles cuellos de botella y generar información sobre la carga de trabajo y la productividad de un equipo. Es como tener un miembro extra en el equipo dedicado a analizar y mejorar la logística, para que los miembros del equipo humano puedan centrarse en tareas más significativas. 

Agilización de la investigación y el intercambio de información

Una amiga abogada me habló una vez sobre el curso de investigación jurídica que completó durante la facultad de derecho. En aquellos días, la investigación jurídica dependía en gran medida de motores de búsqueda especializados y, como era de esperar, se necesitaba casi un semestre entero para dominar el arte de utilizarlos de forma eficaz. 

Hoy en día, las herramientas impulsadas por IA como ChatGPT están transformando la forma en que realizamos investigaciones en línea. Dada su capacidad para agilizar la investigación y el intercambio de información, tiene sentido que ChatGPT esté reemplazando los motores de búsqueda comunes para equipos de ritmo rápido.

Con ChatGPT, puede utilizar el lenguaje natural para refinar sus preguntas de investigación y acceder a los resultados que necesita más rápido. ChatGPT puede resumir casi instantáneamente extensos artículos de investigación, informes y conjuntos de datos. A veces, estos documentos requerirán toda su atención. Pero cuando solo necesitas los puntos clave, puedes delegar la tarea de comprensión a ChatGPT y distribuir la información a tus compañeros de equipo. 

Digamos que estás buscando una solución y no sabes por dónde empezar. ChatGPT puede ser una herramienta útil en el proceso de lluvia de ideas, generando ideas y enfoques alternativos para usted y los miembros de su equipo. Ya no tendrás que mirar una página en blanco esperando que llegue la inspiración. Por ejemplo, uno de nuestros equipos estaba creando contenido sobre la Generación Z en el lugar de trabajo y necesitaba una descripción general rápida de las principales tendencias. ChatGPT ayudó a poner las cosas en marcha, dejando a los miembros de nuestro equipo con más energía para dedicarse a elegir y desarrollar la mejor estrategia de contenido. 

Cuando utiliza herramientas de inteligencia artificial para generar e investigar ideas, dedica más tiempo al pensamiento creativo y a considerar las diversas perspectivas de otros miembros del equipo. En la era de la IA, este es el trabajo que define a los empleados y organizaciones exitosos.

Hacer que las reuniones cuenten

Las reuniones pueden ser una pérdida de tiempo. en un encuesta reciente De 5,000 trabajadores del conocimiento en cuatro continentes, el 78% de los encuestados dijeron que se espera que asistan a tantas reuniones que les resulta difícil realizar su trabajo. Las reuniones también pueden resultar agotadoras. En la misma encuesta, el 76% dijo que se sentía agotado los días en que tenía muchas reuniones. 

Soy partidario de mantener las reuniones al mínimo y eliminar las actualizaciones de estado innecesarias. Quiero que los empleados tengan grandes espacios de tiempo para dedicarlos a un trabajo que les dé energía. Necesitan tiempo suficiente para entrar en el modo de "flujo". Pero cuando se trata de reuniones esenciales, quiero que todos puedan prestar toda su atención. Ahí es donde entran en juego las herramientas de automatización impulsadas por IA, para escuchar y transcribir notas de reuniones y garantizar que nada se pierda en la confusión. Nuestros equipos integran una aplicación de reconocimiento de voz con IA directamente en nuestra plataforma de videoconferencia. Las notas de la reunión se guardan automáticamente como texto en un documento de Google. Si más tarde, uno de los asistentes necesita recordar algo discutido en la reunión, está a solo una búsqueda rápida en Google Drive. 

Esta sencilla herramienta de inteligencia artificial nos permite centrar nuestra atención en el contenido real de la reunión, en lugar de en la tediosa tarea de tomar notas. Cuando estamos completamente presentes, tenemos conversaciones más ricas, mejores ideas y encontramos mejores soluciones: un ejemplo de cómo la IA fomenta la colaboración y la innovación. 

Coordinación de horarios

Una de las ventajas de la IA es su capacidad para automatizar su comunicación y su tranquilidad. La programación es otro ámbito donde el tiempo y la energía tienden a perderse innecesariamente. Con las herramientas de programación de IA, puedes saltarte el tedioso ir y venir tratando de coordinar varios calendarios, también conocido como comunicación de bajo valor, y nunca preocuparte por olvidarte de anotar un evento en tu calendario. La memoria a corto plazo almacena un promedio de siete datos en un momento dado. ¿Por qué desperdiciar ese valioso espacio en la fecha y hora de una reunión cuando una herramienta de inteligencia artificial puede manejarlo por usted? 

Herramientas impulsadas por IA como Clara Utilice el procesamiento del lenguaje natural para organizar reuniones y negociar horarios con los participantes de la reunión. Puede integrarlo en su correo electrónico y calendario, y configurar notificaciones y seguimientos. Clara puede ofrecer información sobre sus conversaciones por correo electrónico para administrar su agenda de manera más efectiva.

Con Clara y herramientas de programación de IA similares, todos los miembros de su organización, desde los nuevos empleados hasta los directivos, pueden tener un asistente personal, lo que les permitirá centrarse en trabajos más importantes. En ese sentido, es difícil no enamorarse de la IA. Podrías decir eso Sus libros introductorios a las enseñanzas Después de todo, no es tan descabellado.