人工智能和自动化：打击 AP 欺诈的武器

作者：Akhil Sahai，Kanverse 首席产品官

欺诈行为使企业损失约占年收入的 5%， 注册舞弊审查员协会 (ACFE) 在最近的一份报告中指出。 欺诈者查看应付帐款 (AP) 部门并看到美元符号，因为通常没有适当的控制措施来防止攻击。 由于此业务功能处理付款，因此很容易成为不良行为者的攻击目标。

AP 欺诈分为几种典型模式，我们将在下面进行研究。 好消息是，组织可以采取一些措施来降低发生这些情况的风险。

不存在的供应商

大多数企业与稳定的供应商和销售商开展业务。 他们进行例行采购，付款通常是预先批准的，无需进行太多检查和审查。 但假冒公司可以模仿真实的供应商并发送假发票，而且这种假账单很难被发现。 它也很昂贵——据 AC 称，每个实例的成本可能为 100,000 美元。

此类威胁也可能来自内部。 员工有可能创建虚假供应商并发送虚假发票。 俄勒冈州的一名妇女就是一个例子，她在近 15 年的时间里从公司挪用了数百万美元。

不存在的货物的账单

同样，欺诈者可能会与员工合作，为公司未收到的商品/服务创建付款请求，然后为自己保留已处理的付款。 这就是发生在俄亥俄州一位前本田员工身上的事情， 他诈骗了该公司750,000万美元。

充电没啥用

有时，供应商会故意添加新的行项目以增加欠款金额。 当 AP 流程是手动驱动且发票量激增时，这些错误添加的行项目可能会被忽视。 这导致公司的费用过高。

有时，大量供应商付款是根据同一张发票进行处理的，当系统内存在同一张发票的两份以上副本并且 AP 团队成员（无意中）发起对所有副本的付款时，就会发生这种情况。 发生这种情况的原因有多种，从简单的错误到恶意的意图。 无论因果关系如何，它都会对公司产生负面影响。

通过自动化打击欺诈

一个不幸的趋势是诈骗美联社部门的新方法迅速出现。 值得庆幸的是，随着人工智能技术的进步，公司可以制定预防策略并降低风险。 自动化和人工智能/机器学习可以通过几个关键功能来解决欺诈问题。 这些包括：

审批流程自动化

自动化通过留下每个阶段执行的操作的数字轨迹来确保合规性。 自动化审批减少了耗时的手动审批流程。 培训和提高意识可以帮助阻止任何恶意意图。

由人工智能驱动的发票审核自动化

匹配采购阶段生成的关键文件对于制定针对应付账款欺诈的基本保护措施是必要的。 它包括将发票行项目信息与采购订单详细信息进行匹配，检查收据以确保货物和服务已交付，并且通常涉及扫描与供应商的其他通信。 手动完成可能需要几天的时间，但通过部署人工智能驱动的自动化，整个对账周期可以在几分钟内完成。

监控和跟踪员工恶意行为

进行 AP 欺诈的内部人员在获得有关运营的战略信息后往往会单独或以小团体的形式进行工作。 由于异常检测等功能，使用可以实时跟踪和监控员工敬业度的技术系统可以阻止恶意行为和意图。 该领域的员工培训对于提高意识也很重要。 建立忠诚度计划还可以帮助制定道德行为的路线。

强制遵守数字解决方案

组织可以通过数字化整个发票处理工作流程来减少 AP 欺诈。 数字化使用时间戳来校准操作，随后可用于进行系统审计。 此类系统可以设计为生成自动报告——可以监控员工的活动并确定后续的改进领域。 此外，实时警报还为管理员提供了对流程操作的全面洞察。

建立供应商匹配能力

在损害造成之前的初始阶段检测假冒公司生成的发票变得越来越重要。 检测可以通过模糊匹配技术来完成，系统会扫描多个存储库，查看现有的供应商数据库，并检查各种文档以检测假货。

古老问题的现代解决方案

就欺诈而言，有志者事竟成。 意图从你那里窃取信息的内部人员和外部人员将不断想出新的方法来这样做。 但公司可以放心，因为他们知道机器学习和自动化能够胜任根除欺诈的任务。 将这些技术添加到您的 AP 部门将有助于发现和防止欺诈。 AP 团队可以转向不那么平凡、更以业务为中心的任务，您的组织将节省金钱和麻烦。