Майбутнє командної роботи: як інструменти на основі ШІ змінюють співпрацю

Коли фільм Її вийшов у 2013 році, ідея про те, що людина може налагодити стосунки з помічником на основі штучного інтелекту, була важко уявити, не кажучи вже про те, що вона була трохи антиутопічною. Через 11 років інструменти штучного інтелекту (поки що) не замінюють романтичних партнерів, але вони відіграють дедалі важливішу роль на роботі. насправді, Дослідники змінюють своє сприйняття штучного інтелекту з інструменту на члена спільної команди. Дослідження однак виявив, що додавання напарника по команді ШІ може погіршити координацію, спілкування та довіру. Незважаючи на ці проблеми, багато організацій знаходять способи включити штучний інтелект у свою діяльність, не завдаючи шкоди командній співпраці. Навчання та визначення того, як використовувати ШІ, є ключовими. 

У Jotform ми інтегрували штучний інтелект у процеси всіх бізнес-функцій. Це змінило динаміку нашої команди, покращивши спілкування та підвищивши продуктивність у виконанні важливих завдань. Ось як це зробити докладніше. 

Керування проектами без терпіння

Деякі кажуть, що терпіння — це чеснота, але в контексті командного управління проектами терпіння переоцінюють. Вузькі місця руйнують імпульс і виснажують мотивацію. Немає нічого гіршого, ніж відчувати натхнення та енергію, лише з нетерпінням чекати відповіді члена команди. Не кажучи вже про те, що втрачається дорогоцінний час. 

Інструменти керування завданнями на основі штучного інтелекту можуть трансформувати типову динаміку командного проекту, усуваючи багато залежностей, які, як правило, гальмують прогрес. Наприклад, якщо ви менеджер, використання інструменту управління проектами на основі штучного інтелекту може дати вам уявлення про робочий процес співробітника без запитів. Інструменти ШІ можуть знайти способи заощадити час і підвищити колективну продуктивність. 

Розглянемо a платформа управління роботою як Асана: його функції штучного інтелекту можуть пропонувати наступні кроки в проекті, позначати потенційні вузькі місця та генерувати уявлення про навантаження та продуктивність команди. Це як мати додаткового члена команди, присвяченого аналізу та вдосконаленню логістики, щоб люди могли зосередитися на більш значущих завданнях. 

Спрощення досліджень і обміну інформацією

Одна подруга-адвокат якось розповіла мені про курс юридичних досліджень, який вона закінчила під час юридичної школи. У ті часи юридичні дослідження значною мірою спиралися на спеціалізовані пошукові системи, і, як не дивно, потрібен був майже цілий семестр, щоб опанувати мистецтво їх ефективного використання. 

Сьогодні такі інструменти на основі ШІ, як ChatGPT, змінюють спосіб проведення онлайн-досліджень. Враховуючи його здатність оптимізувати дослідження та обмін інформацією, має сенс, що ChatGPT замінює звичайні пошукові системи для команд, що швидко розвиваються.

За допомогою ChatGPT ви можете використовувати природну мову, щоб уточнювати свої дослідницькі запитання та швидше отримувати потрібні результати. ChatGPT може майже миттєво підсумовувати великі дослідницькі статті, звіти та набори даних. Іноді ці документи вимагають вашої повної уваги. Але коли вам потрібні лише ключові моменти, ви можете делегувати завдання розуміння ChatGPT і розповсюдити інформацію своїм товаришам по команді. 

Скажімо, ви шукаєте рішення та не знаєте, з чого почати. ChatGPT може бути корисним інструментом у процесі мозкового штурму, генеруючи ідеї та альтернативні підходи для вас і членів вашої команди. Більше не дивіться на порожню сторінку в очікуванні натхнення. Наприклад, одна з наших команд створювала контент про покоління Z на робочому місці, і їй потрібен був короткий огляд провідних тенденцій. ChatGPT допоміг зрушити з місця, залишивши членів нашої команди більше енергії для вибору та розробки найкращої стратегії вмісту. 

Коли ви використовуєте інструменти штучного інтелекту для генерування та дослідження ідей, ви маєте більше часу для творчого мислення та розгляду різноманітних точок зору інших членів команди. В епоху штучного інтелекту це робота, яка визначає успішних співробітників і організації.

Зробіть зустрічі корисними

Зустрічі можуть забрати час. В а недавнє опитування з 5,000 працівників інтелектуальної сфери на чотирьох континентах 78% респондентів сказали, що від них очікується стільки зустрічей, що їм важко виконувати роботу. Зустрічі також можуть бути виснажливими. У тому ж опитуванні 76% сказали, що почуваються виснаженими в дні, коли у них багато зустрічей. 

Я прихильник мінімізації зустрічей і відмови від непотрібних оновлень статусу. Я хочу, щоб працівники мали багато часу, щоб присвятити роботі, яка заряджає їх енергією. Їм потрібно достатньо часу, щоб увійти в режим «потік». Але коли справа доходить до важливих зустрічей, я хочу, щоб усі могли приділити їм всю свою увагу. Ось тут і вступають у гру інструменти автоматизації на основі штучного інтелекту, щоб прослуховувати та транскрибувати нотатки зустрічі та гарантувати, що нічого не загубиться під час перемішування. Наші команди інтегрують додаток для розпізнавання мовлення штучним інтелектом безпосередньо в нашу платформу відеоконференцій. Нотатки зустрічі автоматично зберігаються як текст у документі Google. Якщо пізніше комусь із присутніх знадобиться пригадати щось, що обговорювалося під час зустрічі, для цього достатньо виконати швидкий пошук на Google Диску. 

Цей простий інструмент штучного інтелекту дає нам змогу зосередити увагу на фактичному змісті наради, а не на виснажливому нотатуванні. Коли ми повністю присутні, ми ведемо насиченіші розмови, кращі ідеї та знаходимо кращі рішення — це приклад того, як ШІ сприяє співпраці та інноваціям. 

Узгодження графіків

Однією з переваг штучного інтелекту є його здатність автоматизувати ваше спілкування та ваш душевний спокій. Планування — це ще одна сфера, де час і енергія витрачаються без потреби. За допомогою інструментів планування зі штучним інтелектом ви можете пропустити виснажливі спроби узгодити кілька календарів, тобто малоцінний зв’язок, і ніколи не хвилюватися про те, що забудете позначити подію олівцем у своєму календарі. Короткочасна пам'ять зберігає в середньому сім фрагментів інформації в будь-який момент часу. Навіщо витрачати цей дорогоцінний простір на час і дату зустрічі, коли інструмент ШІ може впоратися з цим за вас? 

Такі інструменти на основі ШІ Клара використовувати обробку природної мови для організації зустрічей і узгодження часу з учасниками зустрічі. Ви можете інтегрувати його у свою електронну пошту та календар, а також налаштувати сповіщення та подальші дії. Клара може запропонувати статистику ваших розмов електронною поштою, щоб ефективніше керувати розкладом.

Завдяки Clara та подібним інструментам планування зі штучним інтелектом кожен у вашій організації, від нових співробітників до старшого персоналу, може мати особистого помічника, що дозволить їм зосередитися на більш важливій роботі. У цьому сенсі важко не потрапити на ШІ. Можна так сказати Її зрештою, це не так вже й надумано.