5 beste AI-dokumenthåndteringsløsninger (mai 2024)

I den hektiske digitale æraen søker bedrifter hele tiden innovative løsninger for å strømlinjeforme dokumenthåndteringsprosessene sine. Ettersom kunstig intelligens (AI) fortsetter å transformere ulike aspekter av moderne arbeid, har AI-drevne dokumenthåndteringssystemer dukket opp som spillskiftere, og tilbyr uovertruffen effektivitet, nøyaktighet og sikkerhet. Disse verktøyene utnytter kraften til maskinlæring, naturlig språkbehandling, og intelligent automatisering for å forenkle oppretting, lagring og henting av kritiske forretningsdokumenter.

Fra intelligent dokumentklassifisering og utvinning til sømløs integrasjon med eksisterende arbeidsflyter, tilbyr disse topp AI-dokumentadministrasjonsverktøyene et bredt spekter av funksjoner designet for å imøtekomme ulike forretningsbehov. I denne artikkelen vil vi utforske de beste AI-dokumenthåndteringsløsningene som redefinerer måten organisasjoner håndterer sine digitale eiendeler på, og gir deg mulighet til å ta en informert beslutning når du velger den ideelle plattformen for organisasjonens dokumenthåndteringskrav.

1. FabSoft DeskConnect

FabSoft DeskConnect er en kraftig programvareløsning for dokumentfangst og optisk tegngjenkjenning (OCR) som forenkler prosessen med å fange, behandle og distribuere dokumenter fra en rekke kilder. Programvaren er designet for å integreres sømløst med eksisterende arbeidsflyter, og støtter et bredt spekter av dokumenttyper og kilder, som skriverdrivere, mapper, nettlesere og e-postsystemer.

Ved å utnytte AI og maskinlæringsteknologier automatiserer DeskConnect datafangstprosessen ved å gjenkjenne og trekke ut relevant informasjon fra dokumenter. Denne funksjonen reduserer behovet for manuell datainntasting betydelig, sparer tid og minimerer risikoen for feil. Programvarens avanserte OCR-funksjoner sikrer høy nøyaktighet ved behandling av rastrerte dokumenter, noe som gjør den til et pålitelig valg for bedrifter som håndterer et mangfold av dokumentformater.

FabSoft tilbyr også en Document Companion med en avansert AI Chat-integrasjon drevet av ChatGPT. Denne banebrytende forbedringen omdefinerer dokumenthåndtering ved å forenkle dokumentimport og sammenslåing, og gir umiddelbar tilgang til AI-drevet chat for effektiv dokumentanalyse, og sikrer presisjon med toppmoderne OCR-teknologi.

Nøkkelfunksjoner til FabSoft DeskConnect:

• Allsidig dokumentstøtte: Har plass til skriverdrivere, mapper, nettlesere, e-postsystemer og mer.
• Intelligent datautvinning: Bruker AI og maskinlæring for automatisk å gjenkjenne og trekke ut data fra dokumenter.
• Overlegen OCR-ytelse: Gir bransjeledende nøyaktighet for rastrerte dokumenter.
• Strømlinjeformet dokumentdistribusjon: Automatiserer dokumentfangst og distribusjon til skyløsninger eller lokale løsninger, inkludert Microsoft OneDrive, SharePoint og Power Apps.
• Tilpassbar API: Tilbyr et brukervennlig API som gjør det mulig for plugins å kontrollere dokumentlevering og automatisere handlinger og innsendingsmetoder.
• Robuste sikkerhetstiltak: Implementerer førsteklasses sikkerhetsfunksjoner for å beskytte dokumentkonfidensialitet og begrense tilgang til autoriserte brukere.

FabSoft DeskConnects brukervennlige API gir bedrifter mulighet til å lage tilpassede arbeidsflyter og integrasjoner, og optimalisere dokumentbehandlingen og datautvinningsprosessene ytterligere. Programvarens robuste sikkerhetstiltak sikrer at sensitive dokumenter forblir konfidensielle og kun tilgjengelig for autorisert personell.

2. DocuPhase

Kilde: DocuPhase

DocuPhase er en altomfattende programvareløsning for dokumentadministrasjon designet for å optimalisere dokumentlagring, skanning, gjenfinning og arkiveringsprosesser for virksomheter av alle størrelser. Denne plattformen går utover mulighetene til et enkelt digitalt arkivskap, og tilbyr funksjoner som administrerer, sporer og fullfører pågående arbeid, noe som øker produktiviteten betydelig.

En av DocuPhases fremstående funksjoner er dens AI-drevne datafangst- og dokumentinnhentingsfunksjoner. Disse intelligente verktøyene forenkler prosessen med å trekke ut viktig informasjon fra ulike dokumenter og hente data fra gamle filer. Den AI-drevne funksjonaliteten kan raskt skanne gjennom flersidige dokumenter, identifisere og trekke ut relevant informasjon, og dermed eliminere behovet for tidkrevende manuelle søk. Videre muliggjør plattformens AI og maskinlæringsfunksjoner automatisk filruting og indeksering, noe som sparer brukere for verdifull tid og krefter.

Hovedfunksjoner i DocuPhase:

• AI-drevet datafangst: Intelligent utvinning av viktig informasjon fra ulike dokumenter.
• Effektiv dokumentinnhenting: Rask og nøyaktig henting av data fra gamle filer ved hjelp av avanserte AI-funksjoner.
• Automatisk filruting og indeksering: AI og maskinlæringsdrevet automatisering for strømlinjeformet dokumentorganisering.
• Sømløs integrering: Kompatibilitet med vanlige plattformer, for eksempel ERP-systemer (Enterprise Resource Planning), for økt allsidighet og redusert programbytte.
• Sikker skybasert løsning: Intuitivt grensesnitt for lagring av digitale dokumenter og eliminering av unødvendig papirarbeid.
• Avanserte søkefunksjoner: Nøkkelord og konfigurerbare søkeverktøy for rask dokumentinnhenting.
• Brukervennlig grensesnitt: Programvare som er lett å lære med veiledet opplæring for jevn ombordstigning og arbeidsflytintegrasjon.

DocuPhases integrasjonsvennlige natur gjør at den sømløst kan kobles til andre vanlige plattformer, for eksempel ERP-systemer, noe som gjør det til et allsidig verktøy for håndtering av daglig drift. Denne integrasjonen reduserer tiden brukerne bruker på å bytte mellom programmer, og effektiviserer arbeidsflyten deres. Programvarens skybaserte løsning gir et sikkert og intuitivt grensesnitt for lagring av digitale dokumenter, og eliminerer effektivt unødvendig papirarbeid.

3. Fluix

Fluix er en mobil-først dokument- og arbeidsflytadministrasjonsplattform skreddersydd for felttjenesteadministrasjon. Denne innovative programvaren gir bedrifter mulighet til å lagre og få tilgang til kritiske dokumenter og skjemaer på en sikker måte i et sentralisert arkiv. Ved å gi feltserviceteknikere og ledere enkel tilgang til viktige filer, selv på steder med begrenset eller ingen internettforbindelse, effektiviserer Fluix fjernarbeid og forbedrer den generelle produktiviteten.

En av hovedtrekkene til Fluix er dens egendefinerte arbeidsflyter, som fremmer effektiv kommunikasjon og ansvarlighet blant teammedlemmer. Plattformen muliggjør sanntidsoppdateringer og varsler for nye oppgaver, endringer eller viktige meldinger, og sikrer at alle interessenter forblir informert og på linje. Fluixs automatiske filruting og indekseringsfunksjoner reduserer manuell innsats betraktelig, slik at bedrifter kan optimalisere arbeidsflytene sine og øke effektiviteten.

Hovedfunksjoner til Fluix:

• Mobile-First Design: Optimalisert for feltserviceadministrasjon, muliggjør sikker dokumentlagring og tilgang på farten.
• Sentralisert dokumentlager: Gir ett enkelt, lett tilgjengelig sted for kritiske feltrelaterte dokumenter.
• Egendefinerte arbeidsflyter: Forenkler kommunikasjon og ansvarlighet mellom teammedlemmer gjennom sanntidsoppdateringer og varsler.
• Sømløs integrering: Kompatibel med vanlige plattformer som ERP-systemer, effektivisering av daglig drift og minimalisering av programbytte.
• OCR-teknologi: Støtter optisk tegngjenkjenning for nøyaktig konvertering av tekstbilder til maskinkodet tekst.
• AI Chat-funksjon: Drevet av ChatGPT, gir umiddelbar tilgang til dokumentrelatert informasjon, og eliminerer manuelle søk.
• Brukervennlig oppsett: Enkel konfigurasjon av OpenAI Chat-funksjonen i Document Companion.

Fluix sin integrasjonsvennlige arkitektur lar den sømløst koble seg til andre utbredte plattformer, for eksempel ERP-systemer. Denne integrasjonen gjør det mulig for virksomheter å håndtere den daglige driften mer effektivt og reduserer tiden brukt på å bytte mellom programmer. Dessuten støtter Fluix OCR-teknologi, som sikrer at data som overføres til AI-chatfunksjonen er nøyaktige og omfattende for detaljert analyse.

4. M-filer

M-Files er en intelligent informasjonsadministrasjonsplattform som tilbyr en smartere tilnærming til å administrere innhold gjennom hele livssyklusen. Ved å sømløst koble innhold og utnytte intelligent automatisering, gir M-Files kunnskapsarbeidere mulighet til å være mer produktive ved å levere riktig informasjon til de riktige personene til rett tid.

Plattformen gir en omfattende oversikt over innhold på tvers av organisasjonen uten å kreve en kompleks og kostbar migrering til et enkelt depot. M-Files' digitale dokumenthåndteringsløsning har kraftige søke- og gjenfinningsmuligheter, som gjør det mulig for brukere å raskt og enkelt finne dokumenter uten å kaste bort tid på å søke etter feilplasserte filer eller slite med å huske hvor noe var lagret. Plattformen forenkler også dokumentoppretting ved å tilby maler, enkle navngivnings- og lagringsfunksjoner, og muligheten til å avdekke skjulte dokumenter og mørke data gjennom AI-aktivert teknologi.

Nøkkelfunksjoner til M-Files:

• Intelligent informasjonsadministrasjon: Kombinerer tilkoblet innhold og intelligent automatisering for å øke produktiviteten og gi en 360-graders visning av innhold.
• Rask søk ​​og gjenfinning: Gjør det mulig for brukere å finne dokumenter raskt og enkelt, noe som sparer tid og krefter.
• Dokumentoppretting forenklet: Tilbyr maler, enkel navngivning og lagring av dokumenter, og oppdagelse av skjulte dokumenter og mørke data.
• Automatisert overholdelse og sikkerhet: Sikrer overholdelse av selskapets retningslinjer og forskrifter, og gir datasikkerhet gjennom tilgangsrettigheter og kryptering.
• Sømløst samarbeid: Gjør det mulig å medforfatte, kommentere og kommentere dokumenter samtidig.
• Integrasjon med populære verktøy: Tilbyr integrasjon med Microsoft Teams, Salesforce, SharePoint, Outlook og andre mye brukte applikasjoner.
• AI-drevne prosesser: Bruker AI, som M-Files Aino, for å organisere informasjon, forstå dokumentkontekst og samhandle med kunnskap ved hjelp av naturlig språk.

M-Files sine automatiseringsmuligheter effektiviserer overholdelse av selskapets retningslinjer og forskrifter, sikrer datasikkerhet gjennom strenge tilgangsrettigheter og kryptering i bedriftsklasse, og muliggjør enkelt samarbeid gjennom medforfatter, kommentering og annotering av dokumenter samtidig. Bygget på en svært konfigurerbar plattform, kan M-Files enkelt tilpasses for å møte spesifikke forretningsbehov gjennom APIer, løsningsmaler og tredjeparts tillegg.

5. SharePoint AI

Kilde: Microsoft

Microsoft SharePoint er en kraftig samarbeids- og dokumentadministrasjonsplattform som, når den er integrert med AI-teknologier, transformerer arbeidsflyter, forbedrer samarbeid og øker produktiviteten for organisasjoner. Ved å inkorporere AI-funksjoner i SharePoint kan bedrifter automatisere prosesser, strømlinjeforme dokumenthåndtering, forbedre søkefunksjonalitet og få verdifull innsikt fra data.

SharePoint AI gir ansatte mulighet til å jobbe smartere og raskere samtidig som man reduserer manuell innsats og forbedrer produktiviteten. Plattformen tilbyr ulike fordeler, inkludert intelligent dokumentadministrasjon, automatisering av arbeidsflyt, chatbot-integrasjon og prediktiv analyse, som gjør det mulig for organisasjoner å optimalisere driften, forbedre samarbeidet og holde seg konkurransedyktig i dagens landskap. SharePoint Premium, den avanserte innholdsadministrasjons- og opplevelsesplattformen, bringer AI, automatisering og ekstra sikkerhet til innholdsopplevelser, prosessering og styring, og hjelper organisasjoner med å administrere og beskytte kritisk innhold gjennom hele livssyklusen.

Hovedfunksjoner i SharePoint AI:

• Intelligent dokumenthåndtering: AI-drevet dokumentbehandling, automatisk klassifisering, utvinning og merking av informasjon fra dokumenter, noe som fører til forbedret effektivitet og strømlinjeformede arbeidsflyter.
• Workflow Automation: AI-forbedret arbeidsflytautomatisering analyserer historiske data, lærer av tidligere beslutninger og tar intelligente valg når det gjelder automatisering av oppgaver og ruting av dokumenter.
• Chatbot-integrasjon: AI-drevne chatbots integrert med SharePoint gir ansatte mulighet til å samhandle med systemet gjennom naturlig språk, og gir umiddelbare svar og støtte.
• Prediktiv analyse: Utnytter AI for å analysere data og gi verdifull innsikt, slik at organisasjoner kan ta datadrevne beslutninger og ligge i forkant.
• Avansert innholdsadministrasjon: AI, automatisering og økt sikkerhet til innholdsopplevelser, prosessering og styring, og hjelper organisasjoner med å administrere og beskytte kritisk innhold gjennom hele livssyklusen.
• Dokumentløsninger med høy verdi: Tilbyr løsninger for å arbeide med dokumenter av høy verdi, for eksempel kontrakter, arbeidsoppgaver, bestillinger og fakturaer.

SharePoint AIs intelligente dokumentadministrasjonsfunksjoner tillater automatisk klassifisering, utvinning og merking av informasjon fra dokumenter, noe som fører til forbedret effektivitet og strømlinjeformede arbeidsflyter. Plattformens prediktive analysefunksjoner utnytter AI til å analysere data og gi verdifull innsikt, slik at organisasjoner kan ta datadrevne beslutninger og ligge i forkant.

Strømlinjeform arbeidsflyten din med AI Document Management Solutions

I dagens hektiske forretningsmiljø har AI-drevne dokumenthåndteringsløsninger blitt viktige verktøy for organisasjoner som ønsker å strømlinjeforme arbeidsflytene sine, forbedre samarbeidet og øke produktiviteten. AI-dokumenthåndteringsløsningene omtalt i denne artikkelen tilbyr et bredt spekter av funksjoner og muligheter designet for å imøtekomme ulike forretningsbehov.

Fra intelligent dokumentklassifisering og utvinning til sømløs integrasjon med eksisterende arbeidsflyter, disse verktøyene utnytter kraften til AI for å forenkle opprettelsen, lagringen og gjenfinningen av kritiske forretningsdokumenter. Ved å automatisere manuelle prosesser, forbedre søkefunksjonaliteten og gi verdifull innsikt, gjør disse løsningene det mulig for organisasjoner å optimalisere driften, redusere kostnader og drive bedre beslutningstaking.