3 manieren waarop AI freelancers kan helpen echte vrijheid te bereiken

De meeste mensen kiezen ervoor om te freelancen omdat ze vrijheid najagen. 

Denk er over na. Als zelfstandige of ‘voor jezelf werken’ krijg je de aantrekkingskracht van het kiezen van je klanten en het beheren van je planning. Het is geen verrassing dat het aantal freelancers groeit. 

Dit werd gerapporteerd door het Center for Economic and Policy Research, dat uit een onderzoek ontdekte dat in de eerste helft van 2022 in de Verenigde Staten Nog eens 600,000 mensen werden zelfstandige. Zij waren gedreven door verschillende redenen, zoals een beter evenwicht tussen werk en privéleven, het vermijden van woon-werkverkeer en het beperken van hun inkomenspotentieel tot wat hun salaris ook was. 

Maar zelfs als deze cijfers veelbelovend zijn, is er een achtergrondaspect van freelancen waarmee we rekening moeten houden. Ter illustratie kunnen we zelfstandig ondernemerschap in twee hoofdgebieden onderverdelen. De eerste is de kernactiviteit van de freelancer. Ze zijn een inhoudschrijver, een webontwikkelaar of een grafisch ontwerper. De tweede is lastiger omdat deze bestaat uit routinetaken die voor het grootste deel niemand echt wil doen. Deze taken zijn echter de sleutel tot het zakelijke succes van elke freelancer. 

Deze taken of klusjes, als je ze zo wilt noemen, omvatten boekhouding, belastingen en voortdurende communicatie met klanten. Plotseling is de freelancer niet langer alleen maar een vertaler of een boekomslagkunstenaar. Nu zijn ze ook CFO, COO en accountant van het bedrijf. 

Het kan gemakkelijk zijn om te onderschatten hoeveel tijd dit kan kosten, maar in sommige gevallen kunnen deze extra verplichtingen wel 80% van de tijd van de freelancer in beslag nemen. Het goede nieuws is echter dat dit niet meer zo hoeft te zijn. 

Met de opkomst van kunstmatige intelligentie (AI) kunnen freelancers nu de kracht van een persoonlijke assistent benutten, zonder het hoge prijskaartje dat aan deze diensten hangt. 

Hier zijn drie manieren waarop een AI-aangedreven tool freelancers kan helpen hun processen te optimaliseren, zodat ze zich kunnen concentreren op waar ze goed in zijn. 

#1: Boekhouden

Als we ons verdiepen in de minst glamoureuze aspecten van freelancen, valt boekhouden op. Hoe ingewikkeld het ook is, deze taak is van cruciaal belang. Boekhouden omvat het nauwgezet scannen van bonnen, het methodisch bijhouden van alle inkomsten en uitgaven en het categoriseren van uitgaven. 

Stel u dit scenario eens voor: u heeft een printer voor uw thuiskantoor aangeschaft en deze blijkt een grote hulp te zijn. Nu moet u het echter voor belastingdoeleinden categoriseren. De manier waarop u die printer classificeert (bijvoorbeeld als kantoorapparatuur of een andere uitgavencategorie) kan een aanzienlijke invloed hebben op de belastingtarieven die u uiteindelijk betaalt. Kun je je voorstellen dat je dit voor elk afzonderlijk ding doet? 

Nou, het blijkt dat freelancers niet langer alleen zijn. Dankzij de krachtige opkomst van AI hebben freelancers nu toegang tot een app die fungeert als een krachtige digitale assistent die hen kan bevrijden van deze routine. AI maakt het mogelijk om de categorisering van uitgaven te automatiseren en te stroomlijnen, zodat u zonder uw hoofd te breken profiteert van de meest voordelige belastingaftrek. Het enige dat u hoeft te doen, is een foto van uw kassabon maken en de algoritmen in de app de essentiële gegevens laten scannen en extraheren, zodat de kosten efficiënt kunnen worden gecategoriseerd. 

Een heel belangrijk element van de intrede van AI in de boekhouding is ook dat dit het geval is biedt zeer waardevolle gegevens die bedrijfseigenaren kunnen analyseren. In plaats van complexe financiële overzichten op te stellen en tijd te verspillen aan gedetailleerde gegevens, kunnen bedrijfseigenaren nu naar hun door AI gegenereerde financiële rapporten kijken en beslissingen nemen. Ze kunnen bijvoorbeeld zien welke klanten het meeste geld binnenbrengen en zien hoeveel tijd het bedienen van die klanten kost om de winstgevendheid per klant te bepalen. Ze kunnen ook verschillende uitgavencategorieën analyseren en bepalen of er kosten kunnen worden verlaagd. 

#2: Belastingen

31% van de zelfstandigen doet zijn belastingaangifte nog steeds op papier, en bijna een derde van hen doet hiervoor een beroep op de diensten van een accountant. Ook gaf ongeveer 30 procent van de onafhankelijke contractanten toe problemen te hebben met het correct indienen van formulieren en het bijhouden van het benodigde papierwerk. 

Dit is de reden waarom in de Verenigde Staten zoveel mensen bang zijn voor de IRS en buitensporig voorzichtig zijn om geen enkele belastingfout te maken. Het Amerikaanse belastingstelsel is een doolhof waar je moeilijk doorheen kunt navigeren, omdat de regels van staat tot staat verschillen, zowel op het gebied van belastingen als vergunningsregels. Dit maakt het lastig om landelijk te opereren. Als u bijvoorbeeld een freelance grafisch ontwerper bent, gevestigd in Californië, en u heeft een project voltooid voor een klant in New York, bent u zich mogelijk niet bewust van bepaalde belastingverplichtingen die in de toekomst onbewust uw bedrijf kunnen schaden. 

Na verloop van tijd heeft AI het potentieel om u te helpen deze dilemma’s aan te pakken, en dat tegen een fractie van de kosten van een belastingadviseur, die ondanks zijn hoge uurtarieven nog steeds fouten kan maken. AI heeft veel voordelen: het is bijvoorbeeld nauwkeurig en accuraat, wat ervoor zorgt dat alle belastingen worden verantwoord. Tegelijkertijd houdt het gelijke tred met de steeds veranderende belastingwetten, -regelgeving en -aftrekposten, waardoor het uitgebreide, gedetailleerde rapporten kan genereren waarmee u inzicht krijgt in uw belastingsituatie. 

#3: Communicatie optimaliseren

Professionele interacties worden geplaagd door communicatie-inefficiënties. Dit is schadelijk voor de productiviteit van de freelancer. 

Laten we eens kijken naar het voorbeeld van een zelfstandige tuinman die een bloeiend bedrijf heeft met twintig klanten. Als onderdeel van hun werk moet de tuinman voortdurend met zijn klanten communiceren. Dit houdt onder meer in dat de klant een factuur wordt gestuurd voor de verleende diensten. Hoewel de klant vaak snel kan betalen, is dit niet altijd het geval. Dit betekent dat de tuinman een herinnering moet sturen over de onbetaalde factuur, wat leidt tot verspilling van tijd en energie en waardoor de tuinman zich niet kan concentreren op zijn kernactiviteit, namelijk tuinieren. 

AI heeft het potentieel om deze taken efficiënt te automatiseren om de lasten voor onafhankelijke contractanten te verminderen, terwijl de algehele ervaring voor freelancers en hun klanten aanzienlijk wordt verbeterd. Dit is de reden waarom analisten de relatie tussen AI-chatbots en freelancers in de economie omschrijven als ‘het perfecte partnerschap’. 

In het eerder uitgelegde geval kan de tuinman de status van al zijn facturen volgen en zien wie heeft betaald en wie niet. De tuinman kan er ook voor kiezen om, met de hulp van een AI-aangedreven assistent, geautomatiseerde herinneringen naar klanten te sturen over hun onbetaalde kosten, waardoor een taak wordt gedelegeerd die anders afleidend en frustrerend zou kunnen zijn. 

Conclusie

Concluderend is het bewezen dat het transformatieve potentieel van AI op het gebied van freelancen substantieel is. En naarmate meer mensen besluiten de levensstijl als zelfstandige te omarmen, zullen effectieve AI-tools die hen waardevolle ondersteuning bieden waarschijnlijk meer succes boeken. 

Zoals gezegd besluiten de meeste mensen hun reis als zelfstandige te ondernemen om onafhankelijkheid te bereiken en zich vrij te voelen om te doen waar ze het meest van houden. Maar vaker wel dan niet gebeurt dit niet en werken ze uiteindelijk “in” hun bedrijf in plaats van “aan” hun bedrijf, waardoor het kan groeien en bloeien. 

Door effectief een AI-aangedreven applicatie te implementeren, kunnen zelfstandigen nu hun factuurregistratie, boekhouding, belastingbeheer en klantcommunicatie stroomlijnen. Dit zal aanzienlijke hoeveelheden tijd vrijmaken, hun winst vergroten (op zijn minst door geld te besparen op anders kostbare belastingaangiftefouten) en hun vreugde en hun verbinding met hun doel opnieuw aanwakkeren. Daarom hebben ze besloten deze levensstijl voort te zetten in de eerste plaats.