A csapatmunka jövője: Hogyan alakítják át az AI-vezérelt eszközök az együttműködést

Amikor a film Neki 2013-ban jelent meg, az ötlet, hogy egy ember kapcsolatot létesíthet egy mesterséges intelligencia-alapú asszisztenssel, nehéz volt elképzelni, nem beszélve arról, hogy kissé disztópikus. 11 évvel később az AI-eszközök (még) nem váltják fel a szerelmes partnereket, de egyre fontosabb szerepet töltenek be a munkahelyen. Valójában, kutatók az AI-ról alkotott felfogásukat egy eszközről egy együttműködő csapattaggá változtatják. Kutatás azonban megállapította, hogy egy mesterséges intelligencia csapattárs hozzáadása csökkentheti a koordinációt, a kommunikációt és a bizalmat. E kihívások ellenére sok szervezet keresi a módját annak, hogy a mesterséges intelligencia beépüljön működésébe anélkül, hogy a csapatmunka sérülne. A mesterséges intelligencia használatának oktatása és felvázolása kulcsfontosságú. 

A Jotformnál minden üzleti funkcióban integráltuk az AI-t a folyamatokba. Átalakította csapatunk dinamikáját, javítva a kommunikációt és növelve a termelékenységet a fontos feladatoknál. Itt van egy közelebbi pillantás, hogyan. 

Projektmenedzsment türelem nélkül

Egyesek azt mondják, hogy a türelem erény, de a csapatprojekt-menedzsmenttel összefüggésben a türelem túlértékelt. A szűk keresztmetszetek tönkreteszik a lendületet és felszívják a motivációt. Nincs annál rosszabb, mint ihletettnek és energikusnak érezni magát, csak izgatottan várni a csapattagok válaszát. Arról nem is beszélve: a drága idő elpazarolt. 

A mesterséges intelligencia által vezérelt feladatkezelő eszközök képesek átalakítani a tipikus csapatprojektek dinamikáját azáltal, hogy megszüntetik a fejlődést megakasztó függőségek nagy részét. Például, ha Ön menedzser, egy mesterséges intelligencia által vezérelt projektmenedzsment eszköz segítségével betekintést nyerhet az alkalmazottak munkafolyamataiba anélkül, hogy kérnie kellene. Az AI-eszközök időt takaríthatnak meg és növelhetik a kollektív termelékenységet. 

Vegyük figyelembe a munkamenedzsment platform mint ászana: mesterséges intelligencia funkciói javaslatot tehetnek a projekt következő lépéseire, jelezhetik a lehetséges szűk keresztmetszeteket, és betekintést nyerhetnek a csapat munkaterhelésébe és termelékenységébe. Ez olyan, mintha egy extra csapattag lenne, aki a logisztika elemzésével és fejlesztésével foglalkozik, így a humán csapattagok értelmesebb feladatokra koncentrálhatnak. 

A kutatás és az információmegosztás egyszerűsítése

Egy ügyvéd barátom egyszer mesélt a jogi kutatói kurzusról, amit a jogi egyetemen végzett. Akkoriban a jogi kutatás nagymértékben támaszkodott a speciális keresőmotorokra, és nem meglepő módon csaknem egy teljes szemeszterbe telt, mire elsajátították ezek hatékony felhasználásának művészetét. 

Napjainkban a mesterséges intelligencia által vezérelt eszközök, például a ChatGPT átalakítják az online kutatásainkat. Tekintettel a kutatás és az információmegosztás egyszerűsítésére való képességére, ésszerű, hogy a ChatGPT felváltja a gyakori keresőmotorokat a gyors ütemű csapatok számára.

A ChatGPT segítségével természetes nyelvet használva finomíthatja kutatási kérdéseit, és gyorsabban elérheti a szükséges eredményeket. A ChatGPT szinte azonnal összefoglalja a hosszadalmas kutatási cikkeket, jelentéseket és adatkészleteket. Néha ezek a dokumentumok teljes figyelmet igényelnek. De amikor csak a legfontosabb pontokra van szüksége, delegálhatja a szövegértési feladatot a ChatGPT-re, és továbbíthatja a betekintést csapattársainak. 

Tegyük fel, hogy megoldást keres, és nem tudja, hol kezdje. A ChatGPT hasznos eszköz lehet az ötletelési folyamatban, ötleteket és alternatív megközelítéseket generálva Önnek és csapatának tagjai számára. Nem kell többé egy üres oldalt bámulni, és várni az ihletet. Például az egyik csapatunk a Z generációról készített tartalmat a munkahelyen, és szüksége volt egy gyors áttekintésre a vezető trendekről. A ChatGPT segített felpörgetni a labdát, így csapatunk tagjainak több energiájuk maradt a legjobb tartalomstratégia kiválasztására és kidolgozására. 

Ha mesterséges intelligencia eszközöket használ ötletek generálására és kutatására, akkor több időt szán a kreatív gondolkodásra és a csapat többi tagjának különböző szempontjainak figyelembevételére. Az AI korszakában ez az a munka, amely meghatározza a sikeres alkalmazottakat és szervezeteket.

A találkozók számítanak

Az értekezletek elronthatják az időt. Az a friss felmérés A négy kontinens 5,000 tudásmunkása közül a válaszadók 78%-a azt mondta, hogy olyan sok találkozón kell részt venniük, hogy nehéz elvégezni a munkáját. A találkozók is fárasztóak lehetnek. Ugyanebben a felmérésben a megkérdezettek 76%-a azt mondta, hogy kimerültnek érezte magát azokon a napokon, amikor sok találkozójuk volt. 

Támogatom a megbeszélések minimálisra csökkentését és a szükségtelen állapotfrissítések visszaszorítását. Azt akarom, hogy az alkalmazottaknak nagy mennyiségű idejük legyen az őket feltöltő munkára. Sok időre van szükségük ahhoz, hogy belépjenek az „áramlás” módba. De ha a lényeges találkozókról van szó, azt szeretném, ha mindenki teljes figyelmét oda tudná adni. Itt lépnek életbe a mesterséges intelligencia által hajtott automatizálási eszközök, amelyek meghallgatják és átírják a megbeszéléseket, és gondoskodnak arról, hogy semmi se vesszen el a keverés során. Csapataink egy mesterséges intelligencia beszédfelismerő alkalmazást integrálnak közvetlenül a videokonferencia platformunkba. Az értekezlet jegyzeteit a rendszer automatikusan szövegként menti egy Google-dokumentumban. Ha később az egyik kísérőnek fel kell idéznie valamit, amit az értekezleten megvitattak, csak egy gyors Google Drive-keresésre van szüksége. 

Ez az egyszerű mesterséges intelligencia eszköz lehetővé teszi számunkra, hogy figyelmünket a megbeszélés tényleges tartalmára összpontosítsuk, ahelyett, hogy a jegyzetelés fárasztó feladatára lenne szükség. Amikor teljes mértékben jelen vagyunk, gazdagabb beszélgetéseket, jobb ötleteket és jobb megoldásokat találhatunk – ez egy példa arra, hogy a mesterséges intelligencia hogyan támogatja az együttműködést és az innovációt. 

A menetrendek összehangolása

A mesterséges intelligencia egyik szépsége, hogy képes automatizálni a kommunikációt és a nyugalmat. Az ütemezés egy másik olyan terület, ahol az idő és az energia szükségtelenül elveszik. A mesterséges intelligencia ütemező eszközeivel kihagyhatja a több naptár összehangolásának fárasztó ide-oda, más néven alacsony értékű kommunikációt, és soha nem kell aggódnia, hogy elfelejti beírni egy eseményt a naptárába. A rövid távú memória átlagosan hét információt tárol egy adott időpontban. Miért pazarolja ezt az értékes helyet egy találkozó időpontjára és dátumára, ha ezt egy AI-eszköz meg tudja oldani? 

AI-alapú eszközök, mint pl Clara természetes nyelvi feldolgozást használjon az értekezletek beállításához és az időpontok egyeztetéséhez a találkozó résztvevőivel. Integrálhatja e-mailjébe és naptárába, valamint beállíthatja az értesítéseket és a nyomon követést. A Clara betekintést nyújthat az Ön e-mailes beszélgetéseibe, így hatékonyabban kezelheti ütemtervét.

A Clara és a hasonló mesterséges intelligencia-ütemezési eszközök segítségével a szervezetben az újonnan felvettektől a C-suite-ig mindenki kaphat személyi asszisztenst, így felszabadul a fontosabb munkára összpontosítva. Ebben az értelemben nehéz nem bedőlni az AI-nak. Ezt mondhatnád Neki mégsem olyan távoli.