La crise des dossiers publics est réelle. Faire payer les citoyens n’est pas la bonne solution pour la résoudre.

Une crise silencieuse se déroule dans les hôtels de ville et les bureaux de comté à travers le pays.

Le public est plus impliqué que jamais. Les gens veulent savoir comment leurs impôts sont dépensés et comment les politiques sont prises, et ils ont tout à fait le droit de demander. Mais une nouvelle réalité rend plus difficile pour les gouvernements locaux de suivre : un flot de demandes de dossiers publics générées par l’IA.

L’IA générative a rendu facile de lancer des demandes de dossiers massives et complexes avec un seul clic. Et ce n’est plus seulement des individus. Des entreprises entières ont maintenant créé des équipes dont le seul travail est de soumettre des demandes de dossiers publics à grande échelle, puis de revendre ces informations à des fournisseurs et au secteur privé. Pour le personnel gouvernemental qui reçoit ces demandes, le résultat est une charge de travail écrasante.

Cela ne va pas disparaître. Les demandes générées par l’IA ne feront que devenir plus fréquentes et plus agressives.

Les fonctionnaires publics sont noyés

Face à cette charge de travail, certains législateurs cherchent à faire payer l’accès. Le projet de loi 1821 de l’Assemblée de Californie, rédigé par l’assemblée Blanca Pacheco et récemment examiné par CalMatters, est un exemple précoce. Le projet de loi permettrait aux agences publiques de facturer des frais sans plafond lorsque une demande prend plus de deux heures à la recherche, plus des frais supplémentaires lorsque le personnel passe plus de 10 heures par mois sur des demandes de la même personne.

La Californie n’est pas seule. Alors que les demandes de dossiers publics augmentent à l’échelle nationale, les agences partout réfléchissent à la manière de récupérer les coûts.

Et si vous savez comment fonctionne vraiment l’administration locale, la motivation est facile à comprendre. Chaque heure passée sur les demandes de dossiers est une heure détournée d’autres travaux essentiels : traitement des permis d’entreprise, maintenance des archives publiques, organisation des élections.

Les chiffres sont stupéfiants.

Une seule demande à Chula Vista, en Californie, a nécessité 150 à 300 heures de travail du personnel. À Fontana, une personne a déposé plus de 100 demandes avec l’objectif déclaré de perturber les opérations, ce qui a coûté à la ville plus de 300 000 dollars en frais juridiques et de personnel.

Des versions de cette histoire se déroulent dans des communautés à travers le pays. Appelons les choses par leur nom : une guerre administrative, menée une demande de dossier à la fois.

La charge de travail n’est pas seulement coûteuse. C’est un risque de conformité.

Le coût et la fatigue ne sont que partie de l’histoire. Le plus grand risque est la conformité.

Les lois sur les dossiers publics n’encouragent pas seulement les agences à répondre. Elles l’exigent, dans un délai. En vertu de la loi californienne sur les dossiers publics, une agence a généralement 10 jours pour déterminer si elle produira des dossiers, et des délais similaires existent dans presque tous les États. Ces délais ont été fixés pour un monde de dossiers papier et de demandes occasionnelles, et non pour une boîte de réception inondée par l’IA.

Lorsque le volume dépasse le personnel, les délais commencent à glisser. Et un délai manqué n’est pas une simple erreur administrative mineure. C’est une exposition juridique. Les demandeurs qui intentent une action en justice pour forcer la production et obtiennent gain de cause sont régulièrement indemnisés pour les frais d’avocat, donc un seul retard peut devenir une ordonnance de justice plus une facture juridique que les contribuables paieront finalement.

Cela laisse les agences dans un véritable dilemme. Faire rien, et elles risquent de ne pas être conformes aux lois destinées à maintenir l’ouverture du gouvernement. Faire payer des frais, et elles risquent de priver les résidents de l’accès. Aucun de ces chemins ne protège vraiment le public.

Les projets de loi de frais comme le AB 1821 sont une réponse compréhensible d’un système épuisé qui tente de se protéger. L’intention est louable, et la compensation qu’il offre est équitable. Mais il existe une solution plus rapide et plus efficace.

Mettre à niveau les outils, pas les frais

La même technologie qui augmente le volume des dossiers peut également résoudre ces demandes à une fraction du coût. Au lieu de faire payer les citoyens plus pour l’accès, nous pouvons combler l’écart opérationnel avec de meilleurs outils.

C’est exactement ce que nous avons construit chez Madison AI. Notre modèle de réalisation des dossiers publics récupère en toute sécurité, trie et masque les dossiers municipaux, transformant un flux de travail qui prenait autrefois plusieurs jours en un qui prend environ une heure.

Il gère la charge de travail lourde de bout en bout : prise en charge automatisée, détection de doublons, masquage assisté par l’IA, et traçabilité complète qui maintient les agences conformes aux lois sur la conservation et la confidentialité.

Les résultats préliminaires sont frappants. Dans le comté de Washoe, au Nevada, notre partenaire de développement, l’assistant des dossiers publics, livre jusqu’à 90 % d’économie de temps, réduisant jusqu’à 9 à 10 heures de travail du personnel par demande. Une demande qui coûtait autrefois environ 1 000 dollars ou plus pour être traitée avec des logiciels et du personnel traditionnels peut maintenant être traitée pour environ 150 dollars, tout compris, y compris la main-d’œuvre, avec l’IA qui gère la charge de travail lourde. Palm Springs et Culver City, en Californie, mettent en œuvre le même modèle ensuite.

Et ce n’est pas un produit taille unique. Nous adaptons chaque assistant aux flux de travail et aux données spécifiques d’une agence, construit aux côtés des personnes qui vivent ces réalités opérationnelles chaque jour. La même approche fonctionne pour une petite ville ou un grand comté, dans n’importe quel État.

Imposer des frais à la transparence n’est pas la bonne solution

Soyons honnêtes : c’est un problème extrêmement difficile, et les législateurs ne disposent pas de nombreuses bonnes options. Lorsque le personnel est noyé et que les budgets sont tendus, faire payer les demandes les plus extrêmes peut sembler la seule option restante.

Mais un frais est toujours un paiement. Et un paiement pour les dossiers publics fait exactement ce que la loi sur les dossiers publics est censée empêcher : il réduit l’accès du public à l’information. Les personnes qui sont privées d’accès ne sont généralement pas les mauvais acteurs qui jouent le système. Ce sont des résidents ordinaires, des parents et des voisins qui tentent de comprendre leur propre gouvernement.

Parce que, à la fin de la journée, tout le monde veut la même chose : un gouvernement qui est ouvert, responsable et transparent. Nous n’avons pas à choisir entre protéger les fonctionnaires publics de la fatigue et protéger cet accès.

Donc, nous encourageons les législateurs, en Californie et ailleurs, à considérer une voie différente. Et si un État créait un havre sûr pour les agences qui adoptent un modèle de réponse basé sur l’IA ? Et si les demandeurs utilisaient un portail automatisé avant de soumettre des demandes de suivi ? Et si les agences qui déployaient des plates-formes d’IA crédibles, rencontraient les critères de base des dossiers publics de bonne foi et résolvaient la majorité des demandes du public gagnaient plus de latitude sur les délais de réponse et le recouvrement des coûts ?

Cette approche récompense la transparence réelle au lieu de la taxer. Maintenons l’esprit de gouvernement ouvert et donnons aux gouvernements locaux la technologie pour rendre la transparence la norme.