5 parasta tekoälyn dokumentinhallintaratkaisua (toukokuu 2024)

Nopeatempoisella digitaalisella aikakaudella yritykset etsivät jatkuvasti innovatiivisia ratkaisuja dokumenttien hallintaprosessien virtaviivaistamiseen. Tekoälyn (AI) muuttaessa jatkuvasti nykyaikaisen työn eri osa-alueita tekoälyllä toimivat asiakirjanhallintajärjestelmät ovat nousseet pelin muuttajiksi, ja ne tarjoavat vertaansa vailla olevaa tehokkuutta, tarkkuutta ja turvallisuutta. Nämä työkalut hyödyntävät voimaa koneoppiminen, luonnollinen kielenkäsittelyja älykäs automaatio yksinkertaistaa kriittisten liiketoimintadokumenttien luomista, tallentamista ja hakua.

Älykkäästä asiakirjojen luokittelusta ja poimimisesta saumattomaan integrointiin olemassa olevien työnkulkujen kanssa, nämä parhaat tekoälyn dokumentinhallintatyökalut tarjoavat laajan valikoiman ominaisuuksia, jotka on suunniteltu vastaamaan erilaisiin liiketoiminnan tarpeisiin. Tässä artikkelissa tutkimme parhaita tekoälyn dokumenttien hallintaratkaisuja, jotka määrittelevät uudelleen tavan, jolla organisaatiot käsittelevät digitaalista omaisuuttaan ja antavat sinulle mahdollisuuden tehdä tietoon perustuvia päätöksiä, kun valitset ihanteellisen alustan organisaatiosi dokumenttien hallintavaatimuksille.

1. FabSoft DeskConnect

FabSoft DeskConnect on tehokas asiakirjojen sieppaus- ja optinen merkintunnistusohjelmistoratkaisu, joka yksinkertaistaa asiakirjojen sieppausta, käsittelyä ja jakelua useista eri lähteistä. Ohjelmisto on suunniteltu integroitumaan saumattomasti olemassa oleviin työnkulkuihin, ja se tukee monenlaisia ​​asiakirjatyyppejä ja lähteitä, kuten tulostinajureita, kansioita, verkkoselaimia ja sähköpostijärjestelmiä.

Tekoäly- ja koneoppimistekniikoita hyödyntävä DeskConnect automatisoi tiedonkeruuprosessin tunnistamalla ja poimimalla oleellisia tietoja asiakirjoista. Tämä ominaisuus vähentää merkittävästi manuaalisen tietojen syöttämisen tarvetta, säästää aikaa ja minimoi virheriskin. Ohjelmiston edistyneet OCR-ominaisuudet takaavat suuren tarkkuuden rasteroituja asiakirjoja käsiteltäessä, joten se on luotettava valinta yrityksille, jotka käsittelevät erilaisia ​​asiakirjamuotoja.

FabSoft tarjoaa myös Document Companion -sovelluksen, jossa on edistynyt AI Chat -integraatio, joka perustuu ChatGPT:hen. Tämä huippuluokan parannus määrittelee asiakirjojen hallinnan uudelleen yksinkertaistamalla asiakirjojen tuontia ja yhdistämistä, tarjoamalla välittömän pääsyn tekoälypohjaiseen chatiin tehokkaaseen asiakirja-analyysiin ja varmistamalla tarkkuuden uusimmalla OCR-tekniikalla.

FabSoft DeskConnectin tärkeimmät ominaisuudet:

• Monipuolinen asiakirjatuki: Mukaan mahtuu tulostinajurit, kansiot, verkkoselaimet, sähköpostijärjestelmät ja paljon muuta.
• Älykäs tiedonpoisto: Käyttää tekoälyä ja koneoppimista tunnistamaan ja poimimaan tietoja asiakirjoista automaattisesti.
• Ylivoimainen OCR-suorituskyky: Tarjoaa alan johtavan tarkkuuden rasteroiduille asiakirjoille.
• Virtaviivainen asiakirjojen jakelu: Automatisoi asiakirjojen kaappauksen ja jakelun pilveen tai paikallisiin ratkaisuihin, mukaan lukien Microsoft OneDrive, SharePoint ja Power Apps.
• Muokattava API: Tarjoaa käyttäjäystävällisen API:n, jonka avulla laajennukset voivat hallita asiakirjojen toimitusta ja automatisoida toimintoja ja lähetysmenetelmiä.
• Vahvat turvatoimenpiteet: Toteuttaa huipputason suojausominaisuudet asiakirjojen luottamuksellisuuden suojaamiseksi ja pääsyn rajoittamiseen valtuutetuille käyttäjille.

FabSoft DeskConnectin käyttäjäystävällinen sovellusliittymä antaa yrityksille mahdollisuuden luoda mukautettuja työnkulkuja ja integraatioita, mikä edelleen optimoi asiakirjankäsittely- ja tiedonpoimintaprosessejaan. Ohjelmiston vahvat turvatoimenpiteet varmistavat, että arkaluontoiset asiakirjat pysyvät luottamuksellisina ja vain valtuutetun henkilöstön saatavilla.

2. DocuPhase

Lähde: DocuPhase

DocuPhase on kaiken kattava asiakirjanhallintaohjelmistoratkaisu, joka on suunniteltu optimoimaan asiakirjojen säilytys-, skannaus-, haku- ja arkistointiprosessit kaikenkokoisille yrityksille. Tämä alusta ylittää yksinkertaisen digitaalisen arkistokaapin ominaisuudet, ja se tarjoaa ominaisuuksia, jotka hallitsevat, seuraavat ja viimeistelevät jatkuvaa työtä, mikä lisää merkittävästi tuottavuutta.

Yksi DocuPhasen erottuvista ominaisuuksista on sen tekoälypohjaiset tiedonkeruu- ja asiakirjojen hakuominaisuudet. Nämä älykkäät työkalut yksinkertaistavat tärkeiden tietojen poimimista eri asiakirjoista ja tietojen hakemista vanhoista tiedostoista. Tekoälyohjattu toiminto voi skannata nopeasti monisivuisia asiakirjoja, tunnistaa ja poimia asiaankuuluvat tiedot, mikä eliminoi aikaa vievien manuaalisten hakujen tarpeen. Lisäksi alustan tekoäly- ja koneoppimisominaisuudet mahdollistavat automaattisen tiedostojen reitityksen ja indeksoinnin, mikä säästää käyttäjien arvokasta aikaa ja vaivaa.

DocuPhasen tärkeimmät ominaisuudet:

• Tekoälyllä toimiva tiedonsiirto: Älykäs olennaisten tietojen poimiminen erilaisista asiakirjoista.
• Tehokas asiakirjojen haku: Nopea ja tarkka tietojen haku vanhoista tiedostoista kehittyneiden tekoälyominaisuuksien avulla.
• Automaattinen tiedostojen reititys ja indeksointi: Tekoäly- ja koneoppimiseen perustuva automaatio tehostaa asiakirjojen organisointia.
• Saumaton integrointi: Yhteensopivuus yleisten alustojen, kuten toiminnanohjausjärjestelmien (ERP) kanssa, lisää monipuolisuutta ja vähentää ohjelmien vaihtoa.
• Suojattu pilvipohjainen ratkaisu: Intuitiivinen käyttöliittymä digitaalisten asiakirjojen tallentamiseen ja tarpeettoman paperityön poistamiseen.
• Tarkennetut haun toiminnot: Avainsana- ja konfiguroitavat hakutyökalut asiakirjojen nopeaan hakuun.
• Käyttäjäystävällinen käyttöliittymä: Helposti opittava ohjelmisto ohjatulla koulutuksella sujuvaa käyttöönottoa ja työnkulun integrointia varten.

DocuPhasen integrointiystävällinen luonne mahdollistaa sen saumattomasti yhteyden muihin yleisiin alustoihin, kuten ERP-järjestelmiin, mikä tekee siitä monipuolisen työkalun päivittäisten toimintojen hoitamiseen. Tämä integrointi vähentää aikaa, jonka käyttäjät käyttävät vaihtamiseen ohjelmien välillä, mikä virtaviivaistaa työnkulkuaan. Ohjelmiston pilvipohjainen ratkaisu tarjoaa turvallisen ja intuitiivisen käyttöliittymän digitaalisten asiakirjojen tallentamiseen, mikä eliminoi tehokkaasti turhan paperityön.

3. Fluix

Fluix on mobiilikäyttöinen dokumenttien ja työnkulun hallintaalusta, joka on räätälöity kenttäpalveluiden hallintaan. Tämä innovatiivinen ohjelmisto antaa yrityksille mahdollisuuden tallentaa ja käyttää tärkeitä asiakirjoja ja lomakkeita turvallisesti keskitetyssä tietovarastossa. Fluix virtaviivaistaa etätyötä ja parantaa yleistä tuottavuutta tarjoamalla kenttäpalveluteknikoille ja johtajille helpon pääsyn tärkeisiin tiedostoihin jopa paikoissa, joissa Internet-yhteys on rajoitettu tai ei ollenkaan.

Yksi Fluixin tärkeimmistä ominaisuuksista on sen mukautetut työnkulut, jotka edistävät tehokasta viestintää ja vastuullisuutta tiimin jäsenten välillä. Alusta mahdollistaa reaaliaikaiset päivitykset ja ilmoitukset uusista tehtävistä, muutoksista tai tärkeistä viesteistä, mikä varmistaa, että kaikki sidosryhmät pysyvät ajan tasalla. Fluixin automaattiset tiedostojen reititys- ja indeksointiominaisuudet vähentävät huomattavasti manuaalista työtä, minkä ansiosta yritykset voivat optimoida työnkulkunsa ja lisätä tehokkuutta.

Fluixin tärkeimmät ominaisuudet:

• Mobile-First Design: Optimoitu kenttäpalveluiden hallintaan, mikä mahdollistaa asiakirjojen turvallisen tallennuksen ja käytön tien päällä.
• Keskitetty asiakirjavarasto: Tarjoaa yhden, helposti saatavilla olevan paikan kriittisille kenttään liittyville asiakirjoille.
• Mukautetut työnkulut: Helpottaa viestintää ja vastuullisuutta tiimin jäsenten välillä reaaliaikaisten päivitysten ja ilmoitusten avulla.
• Saumaton integrointi: Yhteensopiva yleisten alustojen, kuten ERP-järjestelmien kanssa, virtaviivaistaa päivittäistä toimintaa ja minimoi ohjelmien vaihdon.
• OCR-tekniikka: Tukee optista merkkien tunnistusta tekstikuvien tarkkaa muuntamista varten konekoodatuksi tekstiksi.
• AI Chat -ominaisuus: ChatGPT tarjoaa välittömän pääsyn asiakirjoihin liittyviin tietoihin ja poistaa manuaaliset haut.
• Käyttäjäystävällinen asennus: OpenAI Chat -ominaisuuden yksinkertaisuus Document Companionissa.

Fluixin integraatioystävällinen arkkitehtuuri mahdollistaa sen saumattoman yhteyden muihin yleisiin alustoihin, kuten ERP-järjestelmiin. Tämän integroinnin ansiosta yritykset voivat hoitaa päivittäisiä toimintoja tehokkaammin ja vähentää ohjelmien välillä vaihtamiseen kuluvaa aikaa. Lisäksi Fluix tukee OCR-tekniikkaa, joka varmistaa, että AI-chat-ominaisuuteen siirretyt tiedot ovat tarkkoja ja kattavia yksityiskohtaista analysointia varten.

4. M tiedostot

M-Files on älykäs tiedonhallintaalusta, joka tarjoaa älykkäämmän lähestymistavan sisällön hallintaan sen koko elinkaaren ajan. Yhdistämällä saumattomasti sisältöä ja hyödyntämällä älykästä automaatiota, M-Files antaa tietotyöntekijöille mahdollisuuden olla tuottavampia toimittamalla oikeaa tietoa oikeille ihmisille oikeaan aikaan.

Alusta tarjoaa kattavan näkymän sisällöstä koko organisaatiossa ilman monimutkaista ja kallista siirtymistä yhteen tietovarastoon. M-Filesin digitaalisen dokumentin hallintaratkaisussa on tehokkaat haku- ja hakuominaisuudet, joiden avulla käyttäjät voivat paikantaa dokumentteja nopeasti ja helposti ilman, että heidän tarvitsee haaskata aikaa väärin sijoitettujen tiedostojen etsimiseen tai vaikeuksia muistaa, mihin jotain on tallennettu. Alusta yksinkertaistaa myös asiakirjojen luomista tarjoamalla malleja, helppoja nimeämis- ja tallennustoimintoja sekä mahdollisuuden paljastaa piilotettuja asiakirjoja ja pimeää dataa tekoälyä tukevan tekniikan avulla.

M-Filesin tärkeimmät ominaisuudet:

• Älykäs tiedonhallinta: Yhdistää yhdistetyn sisällön ja älykkään automaation tuottavuuden lisäämiseksi ja 360 asteen näkymän sisällöstä.
• Nopea haku ja haku: Käyttäjät voivat löytää asiakirjoja nopeasti ja helposti, mikä säästää aikaa ja vaivaa.
• Asiakirjan luominen yksinkertaistettu: Tarjoaa malleja, helppoa asiakirjojen nimeämistä ja tallentamista sekä piilotettujen asiakirjojen ja pimeiden tietojen löytämistä.
• Automatisoitu vaatimustenmukaisuus ja turvallisuus: Varmistaa yrityksen käytäntöjen ja määräysten noudattamisen ja tarjoaa tietoturvan käyttöoikeuksien ja salauksen avulla.
• Saumaton yhteistyö: Mahdollistaa asiakirjojen kirjoittamisen, kommentoimisen ja huomautusten tekemisen samanaikaisesti.
• Integrointi suosittujen työkalujen kanssa: Tarjoaa integroinnin Microsoft Teamsin, Salesforcen, SharePointin, Outlookin ja muiden yleisesti käytettyjen sovellusten kanssa.
• Tekoälyllä toimivat prosessit: Käyttää tekoälyä, kuten M-Files Ainoa, järjestämään tietoa, ymmärtämään asiakirjojen kontekstia ja olemaan vuorovaikutuksessa tiedon kanssa luonnollisella kielellä.

M-Filesin automaatiovalmiudet tehostavat yrityksen käytäntöjen ja määräysten noudattamista, varmistavat tietoturvan tiukoilla käyttöoikeuksilla ja yritystason salauksella sekä mahdollistavat helpon yhteistyön dokumenttien samanaikaisen yhteiskirjoittamisen, kommentoimisen ja merkintöjen avulla. Hyvin konfiguroitavalle alustalle rakennettu M-Files voidaan helposti räätälöidä vastaamaan tiettyjä liiketoiminnan tarpeita API-liittymien, ratkaisumallien ja kolmannen osapuolen apuohjelmien avulla.

5. SharePoint AI

Lähde: Microsoft

Microsoft SharePoint on tehokas yhteistyö- ja asiakirjojen hallintaalusta, joka integroituna tekoälytekniikoihin muuttaa työnkulkuja, tehostaa yhteistyötä ja parantaa organisaatioiden tuottavuutta. Sisällyttämällä tekoälyominaisuudet SharePointiin yritykset voivat automatisoida prosesseja, virtaviivaistaa asiakirjojen hallintaa, parantaa hakutoimintoja ja saada arvokkaita oivalluksia tiedoista.

SharePoint AI antaa työntekijöille mahdollisuuden työskennellä älykkäämmin ja nopeammin samalla, kun se vähentää manuaalista työtä ja parantaa tuottavuutta. Alusta tarjoaa erilaisia ​​etuja, kuten älykkään dokumenttien hallinnan, työnkulun automatisoinnin, chatbotin integroinnin ja ennakoivan analytiikan, joiden avulla organisaatiot voivat optimoida toimintaansa, parantaa yhteistyötä ja pysyä kilpailukykyisinä nykypäivän ympäristössä. SharePoint Premium, edistyksellinen sisällönhallinta- ja kokemusalusta, tuo tekoälyä, automaatiota ja lisäturvaa sisältökokemukseen, käsittelyyn ja hallintaan auttaen organisaatioita hallitsemaan ja suojaamaan kriittistä sisältöä koko sen elinkaaren ajan.

SharePoint AI:n tärkeimmät ominaisuudet:

• Älykäs asiakirjahallinta: Tekoälyllä toimiva asiakirjojen käsittely, automaattinen luokittelu, tietojen poimiminen ja merkitseminen asiakirjoista, mikä parantaa tehokkuutta ja virtaviivaistaa työnkulkua.
• Työnkulun automatisointi: Tekoälyllä tehostettu työnkulun automaatio analysoi historiallisia tietoja, oppii aiemmista päätöksistä ja tekee älykkäitä valintoja tehtävien automatisoinnissa ja asiakirjojen reitityksessä.
• Chatbotin integrointi: Tekoälypohjaiset chatbotit, jotka on integroitu SharePointiin, antavat työntekijöille mahdollisuuden olla vuorovaikutuksessa järjestelmän kanssa luonnollisella kielellä tarjoten välittömiä vastauksia ja tukea.
• Ennakoiva analyysi: Käyttää tekoälyä analysoimaan dataa ja tarjoamaan arvokkaita oivalluksia, mikä antaa organisaatioille mahdollisuuden tehdä datalähtöisiä päätöksiä ja pysyä kehityksen kärjessä.
• Edistynyt sisällönhallinta: Tekoäly, automaatio ja lisätty tietoturva sisältökokemukseen, käsittelyyn ja hallintaan, mikä auttaa organisaatioita hallitsemaan ja suojaamaan kriittistä sisältöä koko sen elinkaaren ajan.
• Arvokkaat asiakirjaratkaisut: Tarjoaa ratkaisuja arvokkaiden asiakirjojen, kuten sopimusten, työselvitysten, tilausten ja laskujen, käsittelyyn.

SharePoint AI:n älykkäät asiakirjanhallintaominaisuudet mahdollistavat tietojen automaattisen luokittelun, poimimisen ja merkitsemisen asiakirjoista, mikä parantaa tehokkuutta ja virtaviivaistaa työnkulkuja. Alustan ennakoivat analytiikkaominaisuudet hyödyntävät tekoälyä analysoimaan dataa ja tarjoamaan arvokkaita oivalluksia, minkä ansiosta organisaatiot voivat tehdä tietoihin perustuvia päätöksiä ja pysyä kehityksen kärjessä.

Virtaviivaista työnkulkuasi AI-asiakirjanhallintaratkaisuilla

Nykypäivän nopeatempoisessa liiketoimintaympäristössä tekoälypohjaisista dokumentinhallintaratkaisuista on tullut olennaisia ​​työkaluja organisaatioille, jotka haluavat virtaviivaistaa työnkulkuaan, tehostaa yhteistyötä ja lisätä tuottavuutta. Tässä artikkelissa käsitellyt tekoälyn asiakirjanhallintaratkaisut tarjoavat laajan valikoiman ominaisuuksia ja ominaisuuksia, jotka on suunniteltu vastaamaan erilaisiin liiketoiminnan tarpeisiin.

Älykkäästä asiakirjojen luokittelusta ja poimimisesta saumattomaan integrointiin olemassa olevien työnkulkujen kanssa nämä työkalut hyödyntävät tekoälyn tehoa kriittisten liiketoimintadokumenttien luomisen, tallentamisen ja hakemisen yksinkertaistamiseksi. Automatisoimalla manuaalisia prosesseja, parantamalla hakutoimintoja ja tarjoamalla arvokkaita oivalluksia, nämä ratkaisut antavat organisaatioille mahdollisuuden optimoida toimintaansa, vähentää kustannuksia ja parantaa päätöksentekoa.